Plébiscitée par de plus en plus d’entreprises, la gestion de projet s’impose dans des structures de toutes tailles comme un mode d’organisation particulièrement efficace. Comment mieux gérer son temps afin d’être plus efficace, plus productif, mais aussi plus serein dans la gestion de ses projets? Il n’existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Comme pour tout sportif de haut niveau, tout repose sur le fait de savoir gérer ses efforts intelligemment. Un minimum d’organisation et de rigueur est ainsi de mise, tout comme une bonne dose de bon sens !
Les enjeux du management de projet
Déclinaison de la gestion d’entreprise PAR projet, le management de projet contribue à l’amélioration de l’organisation de l’entreprise.
Cahier des charges, planification des ressources et gestion des délais avec le diagramme de Gantt … sont des termes devenus communs dans le langage de n’importe quel manager. Mais ces techniques ne sont plus simplement réservées aux spécialistes. Tout collaborateur peut être amené à gérer un processus qui consiste à partir d’une demande, à la transformer en réalisation concrète.
Dans cet article vous trouverez plusieurs solutions vous permettant de gagner du temps et d’augmenter votre productivité dans la gestion de vos projets.
Au sommaire de cet article:
1.Qu’est-ce que la gestion de projet ?
2.Quelles sont les principales méthodes de gestion de projets?
3.Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion de projets ?
4.Comment mieux gérer votre temps disponible?
1.Qu’est-ce que la gestion de projets?
En termes simples, la gestion de projet est l’art de gérer un ou plusieurs projets.
Wikipédia la définit ainsi : «La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet, objet d’un contrat, etc. C’est tout l’opérationnel et la tactique qui font qu’un projet aboutit dans un triangle représentant l’équilibre qualité-coût-délai (QCD)».
Conduire un projet se résume en 4 grandes étapes :
1 – La phase d’avant-projet ou de cadrage : il s’agit de toute la partie d’analyse, de formalisation et de planification amont. C’est le tout début du processus avec la prise en compte de la demande et le calibrage du projet dans ses grandes lignes.
2 – La conception : c’est l’étape de la définition et de la préparation des travaux à venir (constitution de l’équipe, mise au point du planning, définition des ressources…).
3 – L’exécution : la réalisation de ce qui a été planifié précédemment avec les séances de travail, les réunions avec les parties prenantes, les validations intermédiaires, la communication, la (très importante) conduite du changement… Sans oublier le pilotage.
4 – La clôture : l’heure du bilan et l’organisation de la fin des travaux. Avec un l’objectif de capitaliser sur l’expérience récemment acquise.
Une gestion de projet efficace nécessite une gestion des tâches efficace.
Chaque étape du projet est souvent composée de tâches spécifiques qui vous permettent d’atteindre les objectifs relatifs à votre projet. La réussite de votre projet dépendant essentiellement du fait d’exécuter les tâches dans les délais impartis, celles-ci sont souvent classées par ordre de priorité et programmées sur un échéancier.
2.Quelles sont les principales méthodes de gestion de projets?
Sans organisation, ni méthode, la gestion de projet n’est rien.
Afin de réussir votre projet en respectant les délais, le budget et les ressources, vous et votre équipe devez être organisés et efficaces. Le secret ? Suivez l’une des méthodes de gestion de projet existantes afin de vous aider à organiser votre projet de façon rationalisée et structurée.
Les méthodologies de management de projet vous aident à accomplir chaque étape de votre projet, de la planification à la mise en œuvre, dans un souci d’efficacité et rentabilité.
1) Les méthodes traditionnelles
Les méthodes classiques sont les méthodes les plus utilisées en gestion de projet. Ces méthodes sont aussi appelées « en cascade » car chaque étape doit être terminée pour passer à la suivante.
En appliquant cette méthodologie, l’équipe projet suit le cahier des charges à la lettre et travaille sur la totalité du projet jusqu’à sa livraison. Il n’y a pas d’interaction avec le client qui recevra son projet une fois que celui-ci est terminé.
Pour que ces méthodes fonctionnent correctement, une bonne communication entre les membres de l’équipe est essentielle.
2) Les méthodes Agile
Plus efficaces et moins rigides que les méthodes classiques, les méthodes Agile placent les besoins du client au centre des priorités du projet. Elles offrent une plus grande flexibilité et une meilleure visibilité dans la gestion du projet, ce qui permet à l’équipe d’être plus réactive aux attentes du client.
Le projet est ainsi découpé en mini-projets, chacun nécessitant la validation du client pour passer au suivant. Le dialogue avec le client est privilégié, les retours et les ajustements sont possibles. On prend davantage en considération l’évolution des besoins du client.
3) La méthode adaptative
De nombreux projets évoluent au fur et à mesure qu’ils progressent et ont des exigences qui ne sont pas clairement définies. Il est donc difficile de les gérer avec une méthode traditionnelle.
La méthode adaptative est conçue pour s’adapter continuellement aux changements de situation d’un projet. Contrairement aux méthodes traditionnelles où vous suivez scrupuleusement le planning des tâches, avec la méthode adaptative, vous essayez de comprendre la situation actuelle et vous vous y adaptez en faisant preuve de créativité.
4) La méthode du Lean Management
La philosophie du Lean, c’est la recherche de la performance (en termes de productivité, de qualité, de délais et de coûts) grâce à l’amélioration continue et à l’élimination des gaspillages, dans le but de satisfaire le client. Pour résumer, la méthode Lean permet de fournir un travail de grande qualité avec un minimum d’argent, de ressources et de temps.
Cette méthode est idéale pour réduire les budgets, respecter des délais courts et obtenir de bons résultats avec une petite équipe.
3.Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion de projets?
Une gestion des projets efficace présente de multiples avantages :
- Répondre aux attentes de toutes les parties prenantes
- Apporter ordre et clarté
- Garder un axe et des objectifs précis
- Optimiser les ressources
- Définir un plan d’actions réaliste
- Garantir un contrôle de la qualité
- Gérer les risques
- Gérer la réussite et l’échec (et en tirer des leçons !)
Et en retour, tout cela permet de motiver considérablement votre équipe.
Mais pour parvenir à une organisation et une gestion optimale de toutes ces tâches, la question cruciale reste celle de la gestion de votre temps! L’avantage des techniques de gestion du temps est la possibilité d’optimiser la façon dont vous dépensez votre temps afin d’optimiser vos résultats.
4.Comment mieux gérer votre temps disponible?
Vous avez l’impression que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions, de stress ? Peut-être est-il intéressant de vous pencher sur votre gestion du temps et mettre en place quelques principes simples, mais efficaces afin de faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !
1) Être organisé
Ce n’est pas parce que vous aurez un emploi du temps surchargé que vous serez davantage productif… et les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.
Par exemple, chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents éparpillés sur votre bureau alors que toute votre équipe vous attend pour une réunion pourrait bien nuire à la productivité de toute votre équipe.
Ainsi, planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.
2) Se fixer des objectifs personnels
Savoir où l’on va. Voici un autre pilier en matière de gestion du temps.
Les objectifs permettent d’avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir aisément et précisément savoir où on en est et ce qu’il reste à accomplir.
Et d’’autant plus s’ils sont S.M.A.R.T.: Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.
3) Hiérarchiser ses tâches
Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace, mais aussi de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon escient plutôt qu’à se laisser submerger par ce dernier.
De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires :
- identifier les tâches à accomplir,
- analyser le degré d’urgence et d’importance,
- agir en conséquence,
- faire un point régulier.
4) Ne plus procrastiner
Remettre à plus tard quelque chose que l’on peut faire sur le moment est un véritable frein à l’action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais. C’est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.
Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester.
« Rien ne sert de courir, il faut partir à point » – Cette morale illustrée par la fable « Le lièvre et la tortue » de Jean de la Fontaine illustre combien il est important de ne pas se laisser piéger par le temps ou l’excès de confiance…
5) Savoir dire non
Dire non est une manière de rester productif.
Nous avons tous de bonnes intentions, quand il s’agit d’aider un ami ou un collègue, mais dire non à des engagements « inutiles » peut vous donner le temps nécessaire pour récupérer du travail en retard et vous ressourcer. Dire non à des distractions quotidiennes vous permet de vous concentrer sur ce qui est essentiel pour vous.
Être capable d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s’affirmer et se faire respecter, mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.
Apprenez comment dire non de manière efficace
6) Augmenter sa capacité de concentration
Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode « travail ».
Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Savoir se concentrer permet d’évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s’ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.
7) Prendre des pauses
Prendre le temps de faire une pause, prendre l’air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau.
En conclusion
Les avantages à savoir maîtriser son temps sont nombreux et ont de multiples implications :
- gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances,
- se dégager du temps libre : que ce soit pour être plus à l’écoute de vos collaborateurs, vous former ou bien simplement pour souffler et prendre l’air,
- se libérer d’une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.
C’est dans cette optique que la société Choice, filiale du groupe Grimaud spécialisée en génétique porcine et présente sur les 4 continents, a fait appel en ce début d’année à Evolutis pour former ses collaborateurs aux principes de la gestion du temps et des priorités, avec pour objectifs de:
- Mettre à plat sa propre organisation pour lutter contre le stress.
- Rebâtir sa gestion du temps sur de nouvelles bases pour une meilleure gestion de ses priorités.
- Mettre en place des outils d’aide à l’identification des chronophages
- Passer du temps subi au temps choisi pour gérer son stress
- Gérer l’urgence dans le cadre d’une méthode d’organisation individuelle
- Réussir à s’organiser sans bouleverser le temps des autres
- Se rendre accessible et disponible pour les autres.
Nous mettons notre expertise votre service, que ce soit en formations intra ou inter-entreprises!
Vous souhaitez aller plus loin? Voici quelques ressources complémentaires:
1.Articles
Gestion du temps de travail : restez focus !
Comment gérer et optimiser votre temps de travail sans stress?
Gestion du temps de travail : s’organiser pour rester motivé !
3 fondamentaux pour gérer efficacement votre temps en 2018
2. Formations
Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress
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