L’organisation est souvent la petite chose qui manque à l’entrepreneur, tout comme au salarié, pour arriver au succès. Car s’organiser est avant tout une manièrede ne pas perdre la motivation ! Mais si gérer ses priorités parait une chose évidente en théorie, au quotidien, on se rend compte que même l’organisation nécessite une certaine méthodologie ! Nos conseils pour une gestion du temps optimisée…
N’avez-vous jamais souhaité avoir plus de temps dans vos journées occupées ? 
Chaque jour, la liste des tâches à faire semble s’allonger. Pour tenir bon, vous faites dix choses à la fois. Les broutilles se mélangent aux priorités. Mais le soir venu, seule une fraction de ce qui était prévu est faite, et ce n’est pas forcément le plus important.
Malgré tout vous pouvez accomplir plus de tâches essentielles, sans forcément passer encore plus d’heures à travailler. En modifiant votre organisation, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez rentabiliser vos journées!
Avant toute chose, pour améliorer votre gestion du temps, vous devez oublier vos vieilles habitudes et en créer des nouvelles.
Alain définissait l’habitude comme « un art d’agir sans y penser et mieux même qu’en y pensant. »
L’avantage des habitudes, c’est qu’elles ne nous demandent presqu’aucun effort.
Nous agissons sans nous poser les éternelles questions :
« Est-ce le bon moment ? », « Ai-je autre chose de mieux à faire ? », « Comment vais-je m’y prendre ? ».
Dès lors, elles nous permettent de libérer notre énergie à des fins plus utiles…et plus agréables!
Voyons donc ensemble 6 bonnes pratiques pour organiser efficacement votre travail, trouver une place pour vos priorités dans un quotidien trépidant et mieux gérer votre stress.
1. Analysez vos tâches avant de commencer
«Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités!»
Le meilleur moment pour programmer vos journées n’est certainement pas le matin, que vous consacrez à vos dossiers de réflexion (voir la bonne pratique N°2).
«Partir le matin de bonne heure se décide le soir» selon un proverbe malinké.
Dressez donc la liste des tâches à faire la veille pour le lendemain. Puis, posez-vous cette question simple : « Si demain, je n’avais le temps de faire qu’une seule chose, quelle est celle que je choisirais ? ». Et promettez-vous de démarrer la journée du lendemain par cette tâche.
L’avantage est que votre cerveau se conditionnera sur cet objectif. Pendant la nuit, il se peut que votre inconscient trouve de belles idées que vous pourrez cueillir sans effort le matin.
N’oubliez pas de prendre du recul !
Ne succombez pas à toutes les sollicitations : avant de vous lancer dans une tâche, demandez-vous toujours si elle est vraiment importante. Et si elle nécessite RÉELLEMENT une action.
N’essayez pas de vouloir TOUT faire et de TOUT gérer en même temps. Cela ne fera qu’augmenter votre nombre d’erreurs ! Et vous perdrez en efficacité.
2. Commencez par les tâches les plus importantes
«Etre débordé est souvent tout aussi stérile que de ne rien faire, et c’est beaucoup plus désagréable!»
Vos tâches importantes sont celles qui contribuent directement à la réussite de vos missions essentielles et des projets qui vous tiennent à cœur. Pour être efficaces, vous devez leur donner la priorité. En démarrant par elles le matin, vous échappez au risque de voir des imprévus les repousser au lendemain, à la semaine suivante, voire sine die.
Prévoyez une à deux heures le matin pour vous mettre sur vos tâches importantes, sans distraction, et commencez à ouvrir vos mails seulement vers 10/11 heures. Vous verrez que personne ne vous en voudra et vous gagnerez en efficacité.
La chronobiologie est formelle : nous sommes plus efficaces le matin pour effectuer des tâches requérant réflexion, création et concentration. Notre efficacité décroît en fin de matinée, vers 11h ou 11h30, pour ne remonter que vers le milieu d’après-midi : 15h ou 15h30. Et encore, ce deuxième pic d’efficacité intellectuelle ne nous procure pas une aussi belle capacité de concentration que le premier pic du matin. Si nous pouvons encore être créatifs l’après-midi, nous sommes moins aptes à traiter la complexité.
Parmi nos tâches importantes, nous avons donc tout intérêt à sélectionner pour nos premières heures du matin nos dossiers de fond et dossiers stratégiques, la résolution de problèmes épineux, ou encore les tâches de précision.
3. Divisez votre tâche en « petits pas »
« Rien n’est difficile si vous le divisez en petites tâches» (Henri Ford)
Une fois que vous avez sélectionné et «priorisé» vos tâches, vient ensuite la réalisation de celles-ci.
Les dossiers de fond que nous venons de mentionner méritent souvent plusieurs jours de travail. Vous pourriez donc avoir le sentiment de ne rien avoir terminé à la fin de votre pic d’efficacité du matin, ce qui n’est guère encourageant.
Alors pour rester motivé, utilisez la technique des “petits pas” !
Plutôt que d’envisager la chose dans sa globalité, allez-y étape par étape.Divisez votre projet ou dossier en sous-objectifs.
Et concrétisez-les par un livrable précis : un diagnostic, une carte mentale avec nos premières idées, etc.
Pourquoi ?
Le bénéfice de cette bonne pratique est d’ordre psychique : en avançant concrètement sur vos missions essentielles, vous vous sentez efficace et utile. Cette pensée positive s’accompagne d’émotions agréables comme la satisfaction ou la joie, qui vous donnent de l’énergie pour le reste. Au lieu de finir vos journées déçu et fatigué par la sensation d’avoir beaucoup travaillé mais de n’avoir rien fait, vous les terminez heureux, avec le sentiment du devoir accompli. Mieux encore, vous êtes plus disponibles pour les imprévus, parce que rassuré d’avoir fait le plus important.
4.Faites de la technique votre alliée
«Si on me donnait six heures pour abattre un arbre, je passerais la première à affuter la hache.» (Abraham Lincoln)
Faites de la technique votre alliée numéro 1 pour réussir !
Aidez-vous de tous les outils du web que vous avez à votre disposition pour travailler, même à distance, avec plus d’efficacité. Et ils sont nombreux !
De la même manière, lorsqu’une tâche vous est très répétitive ou chronophage, demandez-vous toujours s’il n’existe pas un outil permettant de l’automatiser ou de la faire pour vous !
5.Ne vous laissez pas distraire
Le problème de l’entrepreneur d’aujourd’hui vient des sollicitations constantes qu’il reçoit et qui rendent de plus en plus difficile la concentration sur une longue durée.
Alors ne vous laissez pas influencer par l’environnement extérieur !
Supprimez toutes les notifications sonores ou visuelles de votre téléphone, réseaux sociaux…Prenez de la distance par rapport à votre smartphone en le laissant en silencieux quelques heures le temps de réaliser une tâche précise.
Autre piège du travailleur : sa boîte mail ! Nous pourrions passer notre journée à vérifier que nous n’avons pas reçu de mail ou à lire les derniers messages reçus dans la minute. Erreur ! Dédiez des moments précis de la journée à la lecture de vos mails.
Nous avons l’habitude d’inscrire dans notre agenda les moments où nous sommes occupés.
Or, indiquer visiblement nos plages de disponibilité et les partager avec nos collègues est le meilleur moyen de canaliser les interruptions.
Dans ces périodes, choisissez des activités que vous pouvons facilement réaliser de manière fractionnée : mails, tâches administratives, classement, collecte de données, etc. Il est préférable de ritualiser vos plages de disponibilité, idéalement en début d’après-midi, alors qu’il serait vain de nous consacrer à un travail de fond.
Voyez plus loin…
N’oubliez pas le long terme dans votre travail ! En vous formant, en travaillant sur vos futures offres, par exemple, vous travaillez sur le long terme. Or savoir jongler dans votre travail quotidien entre le court terme et le long terme est primordial. Car si vous vous ne concentrez que sur le court terme et vos ventes d’aujourd’hui, demain vous n’aurez plus d’opportunité de vendre !
Vous avez désormais les clés en main pour gérer votre temps et vos priorités d’une main de maître, lutter contre le stress et gagner en efficacité.
