Nos journées ne font que 24 heures, et il existe peu d’espoir de les voir s’allonger. Le temps est donc un élément précieux et la gestion du temps de travail est une compétence difficile à maîtriser car il est facile de se laisser distraire. Il existe cependant des méthodes, des techniques et des outils simples qui vous permettent de mieux gérer vos priorités,gagner enefficacité et lutter contre le stress.
« Le temps : matière première la plus importante. », nous rappelait Stanislaw Jerzy Lec, poète et écrivain polonais.
Au bureau, chacun a déjà eu le sentiment de perdre du temps à cause d’une organisation mal rodée. Un sentiment générateur de stress, surtout lorsque le planning est déjà chargé et que le temps manque pour réaliser toutes ses tâches.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez accomplir davantage de missions importantes, sans forcément passer encore plus d’heures à travailler.
En modifiant votre gestion du temps et des priorités, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez rentabiliser vos journées et réaliser toutes vos missions.
Ranger, classer, hiérarchiser, trier, planifier… Autant de réflexes à acquérir pour optimiser votre journée ou votre semaine de travail. Et parvenir à remplir vos objectifs sans avoir le sentiment de vous y perdre.
Alors (re)voyons ensemble les fondamentaux pour affûter votre efficacité et trouver une place pour vos priorités dans un quotidien trépidant.
Au sommaire de cet article:
1.Comment identifier clairement ses objectifs ?
2.Comment organiser son temps pour atteindre ses objectifs?
3.Comment éviter les situations de blocage?
1.Comment identifier clairement vos objectifs?
Comment bien gérer son temps si on ne sait pas où on va ?
Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir.
C’est le processus simple qui permet de transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que vous voulez atteindre.
Pour définir un objectif efficace, la clé est de le rendre spécifique et de l’exprimer clairement.
Restez focus
On oublie souvent un détail important : le temps, l’énergie et l’attention sont des ressources limitées.
Quand on démarre plusieurs projets en même temps, on divise son temps, son énergie et son attention. Ce qui complique l’avancée de chacun d’eux.
En exécutant moins de projets à la fois, vous pouvez leur consacrer davantage de temps et d’attention. Vous voyez les fruits de vos efforts plus rapidement. Cela vous motive à continuer et vous décuplez vos chances de mener vos projets à terme. Cela peut paraître paradoxal, mais en fin de compte en lançant moins de choses en même temps, vous en faites plus. Et surtout, vous allez au bout…
Vous créez un cercle vertueux!
En résumé, pour faire de réels progrès, soyez sélectif et focalisez-vous sur 1 ou 2 objectifs prioritaires.
Hiérarchisez vos tâches
Lorsque les missions s’accumulent, l’impression de crouler sous le travail est automatique.
L’erreur serait de remplir vos objectifs un par un, en suivant l’ordre dans lequel ils vous sont fixés. Pour gagner en efficacité, repérez les tâches urgentes afin de les traiter en priorité. Les autres devront attendre.
Concrètement, alors que tout peut sembler urgent, faites preuve de recul au moment de structurer votre journée.
Souvenez-vous: ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occupé, c’est de s’attacher à faire les bonnes choses.
Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre.
La question est: faites-vous le bon choix ?
Pour vous aider, vous pouvez utiliser un système simple basé sur la matrice d’Eisenhower :
Cet outil vous aidera à prendre des décisions éclairées et séparer “le bruit” des priorités.
Luttez contre la procrastination
Votre objectif à moyen ou long terme est également là pour vous pousser à l’action et vous éviter de remettre au lendemain.
Du latin «pro» (pour) et «cras» (demain), la procrastination est le fait de chroniquement remettre au lendemain, ou à un « plus tard » indéterminé, une tâche que l’on pourrait faire sur le moment en invoquant diverses excuses : manque de temps, une autre obligation plus importante, fatigue, impossibilité de se concentrer, etc.
Si «procrastiner» procure sur le moment un sentiment de mieux, il n’en demeure pas moins que le fait de toujours repousser à plus tard augmente le stress et la pression quant aux objectifs fixés… dont l’échéance ultime et non négociable approche à trop grands pas. Un cercle vicieux dont il faut sortir au plus vite !
« Rien ne sert de courir, il faut partir à point »
Cette morale de Jean de la Fontaine illustre bien comme il est important de ne pas se laisser piéger par le temps ou l’excès de confiance…
2.Comment organiservotretemps pour atteindre vos objectifs?
L’organisation est souvent la petite chose qui manque à l’entrepreneur, tout comme au salarié, pour arriver au succès. Car s’organiser est avant tout une manière de ne pas perdre la motivation ! Mais si gérer ses priorités parait une chose évidente en théorie, au quotidien, on se rend compte que même l’organisation nécessite une certaine méthodologie !
Planifiez vos actions
Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi, plutôt qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des bouts de papier.
Il est inutile de tout planifier dans vos listes ou dans votre agenda. Assurez-vous d’y mettre les événements datés, les tâches importantes et celles qui vous avancent vers la réalisation de vos objectifs.
Pierre angulaire de tout travail en mode projet, le rétro planning s’est imposé comme un outil fort utile pour tenir les délais. Il consiste à partir de la date à laquelle doit être rendu le projet pour remonter dans le temps les étapes nécessaires.
Programmez l’imprévu
Malgré la meilleure volonté du monde, il est rarement possible d’éliminer totalement l’imprévu.
Et votre organisation doit en prendre compte:
- conservez quelques créneaux de libres pour y effectuer les tâches urgentes qui vous incomberont
- prévoyez si possible un peu de marge si vous prenez du retard à cause d’une réunion qui s’éternise ou d’un rendez-vous surprise
Bref, gardez-vous des espaces de souplesse pour y intégrer les impondérables : ils vous éviteront de devoir repenser votre planning au moindre accroc.
Suivez votre avancée
Écrire son objectif et avoir un plan c’est bien. Mais cela ne sert à rien si vous ne l’appliquez pas.
Un objectif vous donne le résultat à atteindre mais ne vous dit pas si ce que vous faites au quotidien est bon ou non et doit être corrigé.
Vous devez donc avoir un système qui vous permet de mesurer ce que vous faites pour accomplir votre objectif. Vous pouvez ainsi ajuster votre approche si nécessaire et progresser en continu dans la réalisation de votre projet.
C’est un excellent moyen d’entretenir la motivation et de rester focus.
Première étape: définir un ou deux indicateurs clés, ceux qui ont le plus d’impact sur le résultat visé.
- Si votre objectif est d’accroître le chiffre d’affaires de 30%, cela peut être le nombre de rendez-vous client décrochés par semaine.
- Si vous ne trouvez aucun élément chiffrable, vous pouvez choisir comme indicateur de travailler 30 minutes par jour sur votre projet par exemple
Seconde étape: avoir un système pour suivre vos progrès
Vous pouvez utiliser un outil en ligne, un tableur, une application mobile ou une simple feuille de papier accrochée au mur.
C’est ici que vous allez noter vos actions quotidiennes ou hebdomadaires sur la base de vos indicateurs.
Comme vous avez défini une date de réalisation pour votre projet, vous pouvez suivre avec précision votre avancée et adapter votre approche au fil du temps.
Troisième étape: une revue régulière et planifiée de votre projet
Pendant cette revue, vous allez revoir votre projet, prendre en compte votre avancée et décider de la ou des prochaines actions à exécuter si nécessaire.
Il vous suffit de bloquer un rendez-vous hebdomadaire dans votre agenda.
Dans la majorité des cas, ce n’est pas dans la planification qu’un projet échoue, mais dans son exécution. Et le fait de suivre son exécution est un pilier majeur pour faire aboutir vos projets.
3.Comment éviter les situations de blocage?
Procrastination, multitâche, attention sur les détails… Il existe de nombreux obstacles à la productivité. Pour éviter ces écueils vous devez faire preuve d’organisation et de discipline.
Adaptez votre travail à votre rythme
Personne n’est efficace de manière homogène tout au long de la journée. Selon que vous soyez du matin ou du soir, vos périodes de concentration maximale varient. Apprenez donc à connaitre votre rythme physiologique pour gérer votre temps.
Pour vos tâches complexes, qui exigent de la rigueur et de l’implication intellectuelle, préférez par exemple le matin plutôt que l’heure de la sieste.
Et ne négligez pas votre temps de repos!
Pour être productif, il est essentiel d’être reposé. Si vous êtes fatigué, vous ne serez pas performant.
Déléguez vos tâches
Etre responsable d’une équipe ne signifie pas que tout doit systématiquement passer par vous pour information, vérification, validation… En plus de frustrer vos collaborateurs, ne pas déléguer reste le plus sûr moyen de vous éparpiller.
Bien évidemment, il faut pour cela établir des règles claires de fonctionnement. Une démarche progressive permet de juger de la capacité de vos collaborateurs pour que s’installe la confiance nécessaire.
Fixez-vous des limites de temps
Vous connaissez la loi de Parkinson ?
«Toute tâche s’étire jusqu’à occuper tout le temps qui lui est consacré.»
Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce que l’on fait. Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre 20 minutes que 2 jours pour rédiger un rapport d’une page.
Mais s’il est relativement aisé de maîtriser le temps que l’on passe seul devant son ordinateur pour rédiger un document ou envoyer des mails, une réunion peut rapidement déraper en termes de timing.
Si vous êtes l’animateur, gardez toujours un œil sur la montre et n’hésitez pas à rappeler aux participants que l’heure tourne. Et si vous êtes participant, il est toujours possible de rappeler que vous avez des impératifs à la sortie de la réunion et que vous ne pouvez pas vous éterniser.
Apprenez à dire « non »
Une bonne organisation commence par une sélection des tâches à réaliser.
Mais pour se cantonner à ses responsabilités et ne pas se disperser, il faut apprendre à refuser certaines sollicitations. Malheureusement, il est parfois difficile de dire « non ».
C’est particulièrement vrai si c’est votre manager qui vous confie une tâche supplémentaire. N’hésitez pas à expliquer avec politesse mais fermeté que vous ne pouvez pas tout prendre à votre charge. Vous réussirez ainsi à organiser votre journée autour des seules tâches qui vous reviennent effectivement.
Conclusion
Partagez vos bonnes résolutions:
«Etre organisé, c’est bien. Travailler avec des personnes organisées, c’est mieux.»
A moins de travailler dans un isolement total, votre gestion du temps optimisée peut être mise à mal par des collègues qui ne respectent pas les délais, qui ne retrouvent pas leurs documents ou qui ne répondent jamais aux mails.
Les managers ont également un rôle primordial à jouer pour permettre aux salariés d’acquérir des outils performants, être efficaces sans subir, mettre en place une stratégie adaptée et bâtir un plan d’action. N’hésitez pas à former et demander à votre équipe d’adopter de nouvelles méthodologies pour que tous s’y retrouvent.
Vous souhaitez aller plus loin? Voici quelques ressources complémentaires:
1.Articles
Gestion du temps de travail : restez focus !
Comment gérer et optimiser votre temps de travail sans stress?
Gestion du temps de travail : s’organiser pour rester motivé !
3 fondamentaux pour gérer efficacement votre temps en 2018
2. Formations
Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress
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