Le temps est une denrée précieuse dans la vie des entreprises, à tel point que nous sommes toujours en train de courir après… Et souvent, c’est parce qu’on s’est laissé dépasser.
Pour vous aider à rester efficace au travail, voici une liste de 8 lois de gestion du temps qu’il faut garder à l’esprit pour organiser son temps de travail, gérer ses priorités, se concentrer sur ses objectifs.
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1. Focalisez-vous sur l’essentiel: la Loi de Pareto
Ce « principe » de probabilités s’applique à un grand nombre de domaines, à commencer par l’efficacité au travail et se résume ainsi
«80% des résultats (efficacité, productivité) sont obtenus par seulement 20% du travail»,
Ou encore «20% de notre temps est responsable de 80% de nos résultats».
Le principe de Pareto invite à se focaliser sur les priorités, à éviter de s’éparpiller inutilement, à se concentrer sur l’important.
En appliquant cette loi d’efficacité, vous apprendrez à hiérarchiser les priorités (dissocier l’urgent et l’important), à dire « non » et à déléguer davantage.
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2. Commencez toujours par le moins plaisant : la Loi de Laborit
Spontanément, nous commençons par les tâches qui nous plaisent, qui sont les plus simples à réaliser et que nous savons faire. C’est une erreur !
Cette loi nous conseille de réaliser en priorité les tâches difficiles et rebutantes, de préférence le matin, afin de soulager notre cerveau d’un stress créé par l’appréhension de l’inconnue. Efficacité garantie !
Cela demande à la fois de s’organiser en planifiant ces tâches selon leur difficulté supposée et, surtout, de développer une autodiscipline de fer pour s’y tenir. Plus nous systématisons et automatisons cette attitude, plus nous la rendons facile. Prendre le taureau par les cornes, nous rend progressivement plus efficace au quotidien.
3. Programmez vos tâches dans le bon ordre: la Loi de Taylor
La loi de Taylor stipule que l’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
Si nous nous organisons mal, le temps de traitement risque d’augmenter. Une tâche essentielle ayant été mal positionnée, l’ensemble des autres activités va être retardée. Le bon ordre des tâches à effectuer et la bonne estimation du temps nécessaire pour les accomplir sont des clés d’efficacité dansla gestion de projet.
Par ailleurs, il convient de déterminer le meilleur moment pour effectuer certaines tâches : disponibilité personnelle, énergie physique, acuité cognitive, concentration, ressources à disposition, rythme des partenaires, etc.
Ainsi, l’efficacité organisationnelle consiste à trouver le meilleur ordre des actions à mener, le meilleur rythme et la durée optimale.
4. Evitez d’être interrompu: la Loi de Carlson
« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
Il est globalement admis qu’un cadre moyen est sollicité et interrompu en moyenne toutes les 12 minutes!
Questions des collaborateurs, demandes urgentes de la hiérarchie, coups de téléphone, emails, notifications diverses des réseaux sociaux, discussions des collègues autour de nous… La liste des interrupteurs ou « chronophages » s’allonge avec la complexité des missions, les outils de communication numériques et le travail en open-space.
Il n’est donc pas aisé de travailler en continue néanmoins des astuces existent.
Parmi les techniques d’organisation pour mieux maîtriser ces « voleurs de temps », il faut tout d’abord les identifier, oser changer individuellement et collectivement certaines habitudes, puis adopter quelques règles simples.
Par exemple, déterminez une plage horaire pour effectuer vos appels téléphoniques ou encore mettez votre répondeur.
5. Mesurez l’étendue d’une tâche: la Loi de Murphy
Le plus souvent, nous évaluons mal le temps que va nous prendre une activité car nous occultons les possibles aléas que nous allons rencontrer, ou la complexité de la tâche que nous avons sous-estimée. La loi de l’ingénieur Edward Murphy, nous indique donc qu’il faut prévoir une marge de 5% de temps en plus pour chaque activité.
6. Imposez-vous des échéances: la Loi de Parkinson
«Le travail se dilate jusqu’à remplir toute la durée disponible pour son accomplissement »
Ce piège peut être déjoué. Pour cela, il faut penser au temps nécessaire pour réaliser une activité et non au temps dont on dispose. Il est essentiel de mettre en place des délais de réalisation et de le notifier dans votre agenda.
7. Estimez vos limites: la Loi d’Illich
Nous avons tous nos limites. Forcer, ne sert à rien !
Au bout d’un certain temps de travail, nous n’arrivons plus à nous concentrer et nous commettons des erreurs. Il devient alors contre-productif de continuer.
Quel est le meilleur moment pour réaliser une tâche ?
Quelle est sa durée optimale, au-delà de laquelle la productivité va fortement décroitre ?
Et à quel moment est-il nécessaire de faire une pause ?
D’après cette règle, il s’agit d’être vigilant lorsque l’on ressent la fatigue et de faire une pause pour recharger nos batteries afin de poursuivre notre activité en étant concentré, motivé et de maximiser notre performance.
Ainsi, le « présentéisme » (rester tard au travail, faire plus d’heures que prévues dans le contrat) est un problème à la fois en matière de qualité de vie au travail mais aussi d’efficacité.
8. Changez d’activité: la Loi de l’Ecclésiaste
«Il y a un temps pour tout !»
Cette loi nous indique que perdre du temps peut s’avérer utile…si on en gagne par la suite.
Par exemple, ranger son bureau, avant de commencer à travailler nous permettra de mieux nous organiser et d’y voir plus clair avant de commencer notre journée.
De même, faire la sieste peut être considéré comme une perte de temps pour certains mais c’est une perte de temps bénéfique car elle nous permettra de booster notre productivité.
En conclusion
Un grand nombre de ces lois de gestion du temps reposent sur notre capacité de communication, avec nous-même et avec notre environnement professionnel. Ainsi, la bonne gestion de notre temps demande à la fois de solides compétences organisationnelles et de réelles habiletés de communication, les deux aspects se complétant et se renforçant mutuellement. Evolutis formation vous aidera à les maîtriser et les utiliser avec pertinence pour gérer votre temps et vos priorités pour lutter contre le stress!
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