Les tâches multiples, les urgences font que nous vous sentez parfois débordés et stressés au travail. Dans ces conditions, il peut être difficile de vous poser pour vérifier que vous travaillez bien sur ce qui est vraiment important…
La gestion des priorités et le respect des échéances sont pourtant des compétences indispensables à votre efficacité et votre réussite.
La maîtrise des bases de la gestion du temps vous permettra de clarifier vos priorités professionnelles et vous apportera des méthodes et outils pour mieux anticiper et vous organiser au quotidien. Voici donc les conseils d’Evolutis formation pour vous recentrer sur vos priorités.
Mise à jour du 15 juin 2023
S’organiser, optimiser…. et agir !
Vous êtes débordé(e), stressé(e), vous avez parfois l’impression que le temps vous échappe?
Toutes les missions qui vous sont confiées sont « urgentes »?
Vous ne vous êtes pas arrêté(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n’avez pas géré vos priorités…
Optimiser son organisation personnelle est aujourd’hui une chose obligatoire.
Face à une to-do list longue à faire pâlir, mieux vaut préparer son plan d’action que de se jeter tête baissée dans la course contre le temps. Penser à prioriser ses tâches, faire le tri entre l’urgent et l’important, permettent de mieux maîtriser son temps pour agir plus efficacement.
La gestion du temps de travail, c’est :
- réaliser un ensemble de tâches
- dans des contraintes de temps
- pour atteindre un but.
Il existe de nombreux principes, techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelques outils et de s’y tenir. Le challenge en la matière est bien de faire preuve de constance dans son organisation personnelle.
Comment mettre en place des stratégies de gestion du travail de façon à établir ses priorités au quotidien et à se concentrer sur les tâches les plus pertinentes?
Evolutis formation fait un point complet pour permettre à chacun d’optimiser son temps de travail, sans stress!
Au sommaire de cet article:
1. Pourquoi mieux gérer son temps et ses priorités ?
1.1 Lutter contre le stress
1.2 Gagner en efficacité personnelle
1.3 Renforcer son efficacité collective pour gagner du temps
2. Comment optimiser son temps de travail ?
2.1 Faire le diagnostic de sa gestion du temps = être lucide
2.2 Gérer ses priorités = être efficace
2.3 Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps = être organisé(e)
2.4 Concilier efficacité personnelle et efficacité collective
3. Quels sont les pièges à éviter ?
3.1 Eloigner les distractions
3.2 Combattre la procrastination
1- Pourquoi mieux gérer son temps et ses priorités?
Quels sont les enjeux liés à la gestion de son temps de travail?
1.1- Lutter contre le stress
Il est facile de se sentir débordé(e) au travail. Le stress fait alors partie du quotidien et rend les tâches beaucoup plus longues et moins plaisantes. Bien s’organiser au bureau permet de limiter ce stress.
1.2- Gagner en efficacité personnelle
Optimiser sa gestion du temps de travail et gagner en efficacité personnelle permet d’accroître ses performances et d’améliorer sa qualité de travail au quotidien.
1.3- Renforcer son efficacité collective pour gagner du temps
Mettre en relation les principes de gestion des priorités avec son travail en équipe a plusieurs effets bénéfiques:
- Faciliter l’accès aux informations et favoriser l’autonomie de l’équipe,
- Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c’est nécessaire,
- Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
2- Comment optimiser son temps de travail?
Afin de pouvoir mettre en place une stratégie adaptée et bâtir un plan d’action il faut apprendre à s’organiser soi-même, pour établir le meilleur rapport entre missions et temps.
2.1- Faire le diagnostic de sa gestion du temps = être lucide
Ce qui signifie :
- Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
- Savoir identifier ses rythmes personnels et ses heures les plus opérationnelles
- Repérer les obstacles personnels ou professionnels à une bonne planification de ses tâches
- Évaluer les risques d’éparpillement liés à votre fonction.
Poser les bonnes questions rime avec organisation : cela permet de clarifier des priorités, de les hiérarchiser et de se préparer à mieux traiter les situations d’urgence et les imprévus.
Évaluez le temps que vous passez chaque jour à travailler sur vos tâches prioritaires. Cela vous permettra d’évaluer aussi celui que vous passez sur vos autres activités, et de corriger le tir le cas échéant (en déléguant par exemple).
2.2- Gérer ses priorités = être efficace
Il est nécessaire de gérer, de planifier, et de maîtriser l’élément temporel pour donner de l’ordre à ses priorités. Comment faire le tri entre les différentes obligations ? Comment distinguer un projet urgent d’un projet important ?
Clarifier les attentes du manager et de l’équipe.
Il s’agit d’identifier les priorités de sa fonction pour une réelle valeur ajoutée
Comment définissez-vous une activité à forte valeur ajoutée ?
Vous avez sans doute remarqué que certaines activités génèrent plus de résultats que d’autres. Il est donc important de déterminer quelles sont ces activités «à valeur ajoutée».
Une activité à forte valeur ajoutée correspond à une tâche pour laquelle le retour sur le temps investi est excellent.
Par exemple, un commercial qui prend le temps de bien qualifier ses rendez-vous de prospection optimise le temps de ces rendez-vous.
«Passer du temps subi au temps choisi »
Tout semble aujourd’hui plus urgent que le plus urgent… Supérieurs, collaborateurs, clients, fournisseurs : chacun attend une réponse immédiate !
Pour lutter contre cette tyrannie, référez-vous au principe suivant : «L’urgent a toujours tendance à prendre le pas sur l’important.»
Vous pourriez finir par faire toutes les choses urgentes sans jamais trouver le temps de faire les choses importantes ! Alors, demandez-vous: «Si je n’avais que deux heures dans la journée, qu’est-ce que je ferais ?»
Pour vous aider à prendre du recul, vous pouvez vous appuyer sur la matrice de Mintzberg : il s’agit de classer les tâches très simplement, selon leur importance et leur urgence en leur attribuant un code de priorité.
2.3- Appliquer les outils de la gestion du temps = être organisé(e)
Il existe mille et une méthodes pour mieux maîtriser son temps. Certaines conviennent plus à son tempérament, à sa psychologie, d’autres sont plus adaptées un type de tâches.
Organiser son emploi du temps de façon réaliste et équilibrée grâce aux 5 leviers de l’efficacité :
Le levier des priorités
Récapitulez vos missions clés, en détaillant toutes les activités qu’elles impliquent.
Quelles sont celles qui ont le meilleur rendement pour le temps investi : la prospection, l’organisation de réunions, la communication, les déplacements à des congrès ?
Pour chaque mission, triez par ordre décroissant de valeur ajoutée vos activités, afin d’effectuer vos tâches dans le bon ordre.
Le levier du choix
Ne succombez pas à toutes les sollicitations! Avant de vous lancer dans une tâche, demandez-vous toujours si elle est vraiment importante. Et si elle nécessite RÉELLEMENT une action. Même si votre âme d’entrepreneur vous y invite, n’essayez pas de vouloir TOUT faire et de TOUT gérer en même temps. Cela ne fera qu’augmenter votre nombre d’erreurs ! Et vous perdrez en efficacité.
Le levier de l’énergie
Commencez toujours votre journée par les tâches prioritaires, et non par celles que vous préférez ou que vous avez l’habitude de faire et que vous réaliseriez les yeux fermés. Gardez ces tâches-ci plutôt pour les fins de journée.
Le levier de la planification
Planifiez à l’avance les tâches les plus importantes dans votre agenda, à des moments calmes si elles demandent beaucoup de concentration (tôt le matin, avant l’arrivée de vos collègues…).
Le levier de la focalisation
Lorsque nous sommes surchargés de travail, nous pouvons être tentés de faire plusieurs choses à la fois, persuadés d’aller plus vite ainsi… Mais c’est tout le contraire!
Notre cerveau a besoin de temps et consomme de l’énergie pour passer d’un sujet à l’autre, même si nous nous prétendons « multitâches ».
Parmi les leviers de la gestion du temps de travail, la focalisation est celui que nous utilisons le moins dans notre environnement moderne surchargé de sollicitations. Pourtant, il est d’une efficacité redoutable lorsqu’il s’agit de faire avancer projets importants et dossiers de fond.
Exploiter les ressources de la messagerie et de l’agenda électronique
Les courriers électroniques ne devraient jamais s’accumuler dans la boîte de réception. Les messageries offrent des méthodes de classement : il est recommandé de les utiliser en créant des dossiers propres à chaque type de message. Cette méthode de catégorisation permet de retrouver plus facilement ses courriers électroniques et de ne pas oublier de répondre à un message important. Pour s’assurer de ne pas omettre un mail qui exigeait un suivi, il est possible d’utiliser les drapeaux indicateurs.
2.4- Concilier efficacité personnelle et efficacité collective
Plus que jamais les individus, les équipes et les entreprises doivent apprendre à capitaliser le temps. Gagner du temps, c’est non seulement gagner en 
performance, mais aussi en efficacité, en employabilité et en qualité de vie. Pour cela, de nouveaux modes de management sont à votre disposition.
Connaître et appliquer les règles de la délégation
L’objectif du manager est de veiller à ce que son équipe fonctionne (et non faire lui-même le travail technique)… Cela peut paraître évident, mais on l’oublie vite quand on est stressé.
Malgré tout, se délester de certaines tâches n’est pas un exercice aisé. C’est même tout un art ! Une délégation efficace et réussie requiert quelques efforts et un certain temps afin de bien en comprendre les mécanismes et surtout les avantages que cela induira pour vous-même, mais également pour toute votre équipe :
- Motiver vos collaborateurs
- Maîtriser votre temps
- Vous focaliser sur vos priorités
- Responsabiliser les membres de votre équipe.
Gagner sur le temps des réunions
«Trop de réunions tuent les réunions !»
Dénoncé dans bien des entreprises, l’excès est aussi lassant que contre-productif. Cette « réunionite » fait perdre du temps : à vous comme à vos collaborateurs. Pire, elle peut démotiver les participants. Mieux vaut donc se poser certaines questions en amont:
- Cette réunion a-t-elle une nécessité, un objectif?
- Avez-vous préparé correctement cette réunion?
- Cette réunion peut-elle être remplacée par une simple communication (courrier, mail, téléphone, mémo)?
3- Quels sont les pièges à éviter?
S’il est essentiel de connaître les bonnes pratiques pour mener ses missions à bien, il est tout aussi nécessaire de se préserver de ces mauvaises habitudes qui, à la longue, peuvent faire échouer vos projets.
3.1- Eloigner les distractions
La première chose à faire le matin?
Plutôt la première chose à ne pas faire : se jeter sur sa boîte mails. Surtout si on a un important dossier en cours ou en retard. La boîte mail c’est la priorité des autres qui s’impose dans votre agenda… Donc moins vous avez de temps le matin, plus il faut retarder ce moment. Quitte à mettre en place une réponse automatique pour prévenir que vous ne lirez vos mails qu’en fin de matinée ou de journée.
De manière générale, il faut cantonner les «distractions» qui brise notre concentration: les mails, surfer sur internet, se connecter aux réseaux sociaux, le téléphone…
Octroyez-vous des pauses pour ces distractions – et non l’inverse.
3.2- Combattre la procrastination
Du latin pro (pour) et cras (demain), la procrastination est le fait de chroniquement remettre au lendemain, ou à un « plus tard » indéterminé, une tâche que l’on pourrait faire sur le moment en invoquant diverses excuses : manque de temps , une autre obligation plus importante, fatigue, impossibilité de se concentrer, etc.
Si procrastiner procure sur le moment un sentiment de mieux, il n’en demeure pas moins que le fait de toujours repousser à plus tard augmente le stress et la pression quant aux objectifs fixés – dont l’échéance ultime et non négociable approche à trop grands pas. Un cercle vicieux dont il faut sortir au plus vite !
«Rien ne sert de courir, il faut partir à point»
Cette morale de Jean de la Fontaine illustre combien il est important de ne pas se laisser piéger par le temps ou l’excès de confiance…
Conclusion : Gérez votre temps… pour en gagner !
Vous souhaitez prendre du recul par rapport à votre organisation personnelle et privilégier les tâches essentielles de votre fonction ? Grâce à une approche pragmatique et très concrète, la formation «Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress» vous permettra :
- d’analyser vos comportements personnels face au temps
- d’acquérir les bons réflexes pour faciliter votre travail et celui de votre équipe
Voilà, vous avez désormais les clés en main pour gérer votre organisation d’une main de maître et gagner en efficacité. Et n’oubliez pas d’observer le chemin parcouru et de vous récompenser de vos efforts. Dites-vous que vous avez fait le mieux avec les ressources que vous avez. A la fin de la journée, vous aurez un sentiment d’accomplissement plutôt que d’échec. Vous pourrez alors vous déconnecter et profiter. Car gagner du temps, c’est bien … savoir en profiter, c’est mieux.
Vous souhaitez aller plus loin? Voici quelques ressources complémentaires:
1.Articles
3 fondamentaux pour gérer efficacement votre temps en 2018
Gestion du temps de travail : s’organiser pour rester motivé !
Comment mieux gérer son temps pour mieux travailler ensemble ?
Gestion du temps de travail : restez focus !
Optimiser la gestion du temps dans le secteur de la construction
2. Formations
«Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress»
QUE PENSENT NOS CLIENTS DE LEUR EXPERIENCE AVEC EVOLUTIS?
Catherine Lubin
Formation très intéressante et passionnante.
Nous pouvons évaluer immédiatement les retombées positives grâce aux retours de nos devis signés.
Un Grand Merci pour cette approche très pro et présentée avec humour et bonne humeur.
Sarah Robert
2 jours très enrichissants et conformes à mes attentes : Monsieur Guérinel nous fait partager son expérience et nous donne des moyens simples à mettre en place pour gérer notre temps si précieux, le tout dans une ambiance conviviale et bienveillante. Je recommande vivement.
Audrey Lachuer
Formation pratique et concrète. Permet de mettre en oeuvre rapidement les connaissances acquises lors de la formation. Monsieur Guérinel est un professionnel rigoureux qui apporte de la méthode.
Frederic Vandecasteele
Formation très enrichissante, dynamique et passionnante.
Les pratiques et conseils fonctionnent quand on les utilise.
Jean-Paul Lange
Une session de deux jours, dynamique, variée et très enrichissante et, qui plus est, menée avec brio et entrain par un formateur totalement dédié à sa mission. Sans oublier une juste dose d’humour rendant l’ensemble convivial et terriblement efficace !
Pour résumé un Pro …
Romuald Renard
Formation commerciale pour les patrons vendeurs du bâtiment.
Très bonne formation commercial, travail en équipe, mise en situation sous forme de sketchs, merci à Evolutis.
Sylvain Cesbron
Très bonne formation, parfaitement adaptée à mes besoins
Vincent Lebailly
Formation très enrichissante
Un formateur très pédagogue avec des outils délivrés tout à fait fonctionnels et rapidement applicables sur le terrain »
V Lebailly – Architecte naval
Confortéo SAS
Différents modules organisés par la Fédération du Bâtiment. Approche pragmatique des contraintes des non commerciaux. Mise en place de jeux de rôle dynamiques et ludiques. A conseiller à tous ceux qui désirent s’initier à la préparation à la vente.
