Managers : comment prendre soin de vos collaborateurs ?

Manager une équipe est un jeu complexe au cours duquel le manager de proximité doit en permanence ajuster sa relation avec ses collaborateurs. Entretiens annuels, recadrage, feed back, délégation… Les formations à la gestion d'équipe parlent souvent de méthodes et d’outils, expliquent quel est l’objectif, comment FAIRE, pourquoi FAIRE mais rarement comment ÊTRE. Vous voulez plus d'enthousiasme, de motivation et d'adhésion autour des projets que vous portez au travail ? Communiquer plus efficacement et mieux vous faire comprendre au sein de votre entreprise? Nos conseils pour trouver le bon équilibre et améliorer votre leadership.

Préambule

Mieux communiquer pour mieux manager

Où placer le curseur dans les relations avec ses collaborateurs ?
Un manager trop proche ou trop familier ne sera pas respecté. A l'inverse, s'il instaure une distance exagérée, il passera pour froid ou hautain. De fait, les rapports entre l'encadrement et les équipes sont particulièrement délicats à régler.
Une étude publiée dans "Le Monde" le 25 juin 2013, et visant à mesurer le sentiment d’écoute des salariés au sein de leur entreprise par le management, nous révèle que 39% des personnes interrogées ne se sentent pas respectées par leur hiérarchie. Ils sont 54% à avoir le sentiment de ne pas être écoutés.

Pourtant il suffit d’avoir les idées claires sur quelques principes simples pour construire une relation saine et stable avec ses collaborateurs, obtenir un travail bien fait et des résultats probants, et avoir une équipe constituée de personnes satisfaites et auto-motivées.

Pour reprendre la loi du 20/80 : 20 % de votre énergie et de votre temps suffiront à produire les 80 % d’une équipe très performante.

Nous allons voir comment quelques conseils peuvent dissiper ce type de problématique et emmener les managers de proximité vers plus de communication et d’écoute de leurs collaborateurs.

 " Parce que mon collaborateur est important, rien de plus,
   Parce que c’est en soi un exercice de développement pour moi et pour lui s’il le souhaite,
   Parce que plus notre relation est assainie, plus nous travaillons en confiance et potentiellement dans l’excellence ".

 

Conseil n°1 : La présence

Je suis là avec mon collaborateur, ici et maintenant : je me retire de toutes les contraintes du quotidien, je respire, je suis présent.

Dans les formations de management on apprend qu’il faut écouter ses interlocuteurs.
Posez-vous la question, sur la dernière semaine : "Quand ai-je vraiment écouté en étant totalement présent au moment qui se passait, en observant l’autre, en laissant des silences pour qu’il puisse réfléchir, en ne pensant pas à ce que j’ai oublié de faire ou à ce que je dois faire ?

Pour aller encore plus loin dans la relation de confiance, il convient d’entretenir cette relation comme on cultive une plante : avec une fréquence régulière, toutes les semaines, de 30 minutes à 1 heure, et en tête-à-tête.

Pourquoi le tête-à-tête a-t-il son importance ? Ce qui compte principalement pour chacun de nous, c’est de se savoir pris en considération et écouté. C’est clairement cette individualisation de l’entretien qui va ancrer chez votre collaborateur le sentiment d’être une personne à part entière dans l’entreprise, qui contribue pleinement à l’activité de son service.

Pourquoi la régularité a-t-elle son importance ? C’est la clé pour montrer à votre collaborateur que votre relation compte vraiment. Si votre créneau d’une heure saute chaque semaine, la seule chose que vous démontrez c’est que votre relation importe peu, puisqu’elle passe après toutes vos priorités.

Conseil n°2 : L’état d’esprit

Je suis curieux de la vision du monde de mon collaborateur. Au-delà du vrai, du juste,  je souhaite explorer sa vision des choses, sa perception de la réalité.

"La première qualité d'un prince est de connaître ses sujets", Martial (poète latin)

Il s'agit de considérer l'équipe non pas dans sa globalité mais dans ses différentes composantes. Le manager ne peut se limiter à la seule efficacité collective. Il doit s'intéresser réellement à chaque personne. Car connaître ne veut pas dire côtoyer mais être curieux des envies, des émotions, des inquiétudes, des difficultés et des besoins de l'autre.

Pour être pertinent avec chacun de vos collaborateurs, sachez vous adapter à leur mode de fonctionnement. Votre mission va consister à comprendre comment chacun de vos collaborateurs fonctionne : aime-t-il le travail bien fait, est-elle une perfectionniste, lui plait-il de se mettre en avant, a-t-elle besoin de l’approbation de ses collègues ?

Il ne s’agit pas de créer des étiquettes, mais plutôt de bien comprendre le caractère des uns et des autres, pour adapter votre message à chacune de ces personnalités. A vous de construire votre message pour qu’il fasse vibrer les cordes propres de chacun.

Avec une personne autonome, vous pourrez solliciter cette autonomie au travers d'un mode de management participatif. A l'inverse, avec des salariés qui ont davantage besoin d'être encadrés, vous pourrez vous montrer plus directif en encourageant graduellement leur initiative.

Conseil n°3 : Les règles du jeu

Chacun vient avec son "parler vrai" et parle de son point de vue sans accuser l’autre.

Attention au regard que vous portez sur vos salariés. En effet, si vous pensez qu'un de vos collaborateurs est médiocre, vous risquez de ne pas lui apporter suffisamment de reconnaissance, de feed-back ou de matière pour se développer. Ce manque d'intérêt qu'il ressentira a de grandes chances de le décourager et de l'empêcher de progresser.  C'est ce que l'on appelle "la prophétie auto-réalisatrice".

Dans une relation de communication, on distingue 3 V: le Verbal, le Vocal et le Visuel.
Le manager a intérêt à être attentif à ces 3 V pour repérer parmi ses collaborateurs les signes d'un malaise ou d'un contentement. Ainsi, la "tête que fait" autrui face à une remarque reflète ce qu'il vit en son for intérieur.

"La forme, c'est le fond qui remonte à la surface", Victor Hugo
La forme c'est tout ce qui relève du non verbal et c'est le seul moyen d'accéder au fond chez l'autre. Les deux sont indissociables.

Conseil n°4 : L’empathie

Je me mets à la place de mon collaborateur et je comprends mieux ce qu’il peut ressentir en ce moment.

Garder la juste distanceEn tant que chef d’équipe, c’est à votre porte que les salariés qui rencontrent des problèmes, que ce soit au travail ou chez eux, viendront frapper en premier. Vous devez donc faire preuve d’empathie et de compréhension, et être capable de les soutenir lorsqu’ils traversent une période difficile.

L’empathie est la faculté consciente de se mettre à la place de l'autre et de :
  - se représenter son point de vue : composante cognitive
  - percevoir ce qu’il ressent : composante émotionnelle.

Mais attention, l’empathie se distingue de la (con)fusion avec autrui, ainsi explicitée par Mathieu Ricard : "Dans le cas de la contagion émotionnelle, je ressens automatiquement l’émotion de l’autre sans savoir que c’est lui qui la provoque ni être vraiment conscient de ce qui m’arrive".
Il vous faut veiller à garder la juste distance!

 

Conseil n°5 : La reformulation

Au fur et à mesure de notre discussion, je fais des pauses pour comprendre si j’ai bien tout entendu. Je questionne mon collaborateur et lui propose de corriger ou ajouter des points si nécessaire.

La différents types de reformulation permettent au manager de répondre à diverses situations et de gagner en efficacité :

  • En recentrant vers l’essentiel : reformulation "résumé "
  • En clarifiant plus rapidement le sens des propos du collaborateur : reformulation "miroir"
  • En orientant l’échange vers un mode action et la recherche de solutions : reformulation "élucidation".

Conseil n°6 : Le sens

J’exprime ce qui fait sens pour moi dans ce que l’on vient d’échanger dans cette discussion. Je valide la compréhension et la perception de mon interlocuteur.

Connaissez-vous vraiment vos collaborateurs?Vous voulez réussir ? Commencez par connaître et comprendre chaque collaborateurs : son histoire, ses valeurs, ses ambitions, le sens qu’il met dans son travail… Ensuite, vous adapterez un style de management perspicace et efficace.

Pour manager son équipe, il est également important d'éviter de projeter sur eux sa propre histoire, ses frustrations, ses envies, ses peurs. N'imposez pas votre mode de fonctionnement mais au contraire aidez-les à trouver des solutions par eux-mêmes

Conseil n°7 : Les demandes

J’invite mon collaborateur à aller plus loin et exprimer  des demandes. Je me laisse le temps d y réfléchir pour formaliser l’engagement.

Davantage de formations, de délais, de budget…  Certains en demandent toujours plus. L’enjeu est de préserver la motivation du collaborateur exigeant sans céder à toutes ses demandes.
Rappelez-lui ce qu’il a déjà obtenu : «Tu as suivi telle formation cette année. Tu as eu ce nouveau logiciel. Ton budget a été augmenté de tant…».
Certes, le revendicateur affiche en général de bons résultats, mais préserver une certaine équité est indispensable.
Cela ne signifie pas que les attentes des collaborateurs doivent toutes être satisfaites, mais qu’elles doivent être connues et prises en compte dans le management du collaborateur.

En conclusion

Le management est un métier de relations humaines, qui passe par une bonne compréhension mutuelle. En comprenant les besoins et les attentes de chacun de leurs collaborateurs, les managers bâtissent un socle de confiance et de respect sur lequel construire leur réussite.

Ces quelques principes pourraient, pour bon nombre de situations et de managers, désamorcer certains conflits, améliorer la motivation et remobiliser les équipes.
Alors passez en revue ces 7 points, et vérifiez  que vous avez fait ce travail au sein de votre équipe et auprès de chacun de vos collaborateurs. Si ce n’est pas le cas… vous savez ce qu’il vous reste à faire : AGIR !

Ces conseils simples et que l’on peut travailler à travers des exercices pratiques sont accessibles dans notre formation "Manager une équipe" quel que soit le secteur d’activité visé.

Vous souhaitez aller plus loin? Voici quelques ressources complémentaires:

1. Articles
Coaching commercial : quelles bonnes postures pour les managers ?
Managers : comment innover par la communication ?
Etes-vous un manager participatif ? 

2. Formations 
Formation : Manager une équipe
Formation : Déléguer et responsabiliser 
Toutes nos formations intra management
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