Trop de tâches et de projets pour la quantité de temps et les ressources disponibles? Le manque de temps devient vite une source de stress et d’inefficacité au travail. En ce sens comprendre sa relation au temps devient, en s’appuyant sur des outils et des méthodes, un facteur clé pour organiser ses activités de façon optimale. Focus avec les chefs d’entreprise du réseau Axenergie sur les bons réflexes qui optimisent la capacité à gérer son temps pour mieux travailler ensemble.
S’il est tentant d’oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où tous les acteurs courent après des délais de plus en plus serrés. Chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, analysée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l’art de la gestion du temps de travail si vous ne voulez pas perdre le contrôle.
C’est en ce sens qu’Axenergie a sollicité EVOLUTIS pour réaliser une formation à la gestion du temps destinée aux chefs d’entreprise de son réseau avec pour objectifs de:
- Rebâtir sa gestion du temps sur de nouvelles bases pour une meilleure gestion de ses priorités
- Mettre en place des outils d’aide à l’identification des chronophages
- Passer du temps subi au temps choisi
- Gérer l’urgence dans le cadre d’une méthode d’organisation individuelle
- Réussir à s’organiser sans bouleverser le temps des autres
- Se rendre accessible et disponible pour les autres.
Il existe de nombreux principes, techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être d’en choisir quelques-uns et de s’y tenir. Le challenge en la matière est bien de faire preuve de constance dans son organisation personnelle.
Découvrez nos 6 conseils pour adopter les bonnes attitudes au quotidien.
1. Savoir perdre du temps pour mieux en gagner
Comme dans toute activité, le temps de la préparation est un point de passage primordial.
Lorsque nous sommes débordés, nous avons tendance à croire que tout est prioritaire et doit être réalisé en premier.
Or, si nous sommes pressés, il faut justement prendre le temps de hiérarchiser ses priorités.
L’organisation de son temps, la définition de ses priorités, la définition du temps pour réaliser une action sont des étapes à ne pas négliger.
2. Se fixer des objectifs
Comment bien gérer son temps si on ne sait pas où on va ?
Selon Sénèque « Celui qui ne sait pas où il va, n’a pas de vent favorable ».
Agir en permanence dans l’urgence est contre-productif à long terme. Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir.
C’est le processus simple qui permet de transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que vous voulez atteindre. Pour définir un objectif efficace, la clé est de le rendre spécifique et de l’exprimer clairement.
Votre objectif à court, moyen ou long terme est là aussi pour vous pousser à l’action et vous éviter de remettre au lendemain.
C’est votre principale source de motivation, celle qui vous permet de démarrer et de poursuivre même dans les moments difficiles. Vous pourrez avoir des revers mais votre objectif, s’il est bien conçu, remplira sa mission : relancer la machine.
L’idée, c’est qu’en vous remémorant à intervalle régulier ce qui est réellement en jeu, vous soyez enthousiaste à l’idée d’avancer et de progresser dans sa réalisation.
3. Prioriser ses activités
Souvenez-vous : ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occupé, c’est de s’attacher à faire les bonnes choses, celles qui vous apportent des résultats concrets.
Vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité. Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre. Mais faites-vous le bon choix ?
Pour vous faciliter la vie, adoptez un système qui vous assure :
- De passer plus de temps sur les choses les plus utiles et les plus importantes pour vous (et notamment vos objectifs au travail)
- De vous éviter d’être pris (de plein gré ou non) dans des activités qui vous occupent certes, mais au final ne vous apportent pas grand-chose.
4. Planifier ses action
Vous avez déjà fait un tri en priorisant vos activités. Prochaine étape, les planifier.
Planifier votre semaine et vos journées vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi, plutôt qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des bouts de papier.
En plus de vous faire gagner en sérénité, cela peut faire une grande différence sur la quantité de choses accomplies dans un même laps de temps.
Il est inutile de tout planifier dans vos listes ou dans votre agenda. Assurez-vous d’y mettre les événements datés, les tâches importantes et celles qui vous avancent vers la réalisation de vos objectifs.
5. Se fixer des limites de temps
Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait. 
Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre 20 minutes que 2 jours pour rédiger un rapport d’une page!
Imaginez un match de football sans limite de temps. Ou bien le facteur qui vous dit « je passerais peut-être demain, ou quand j’aurais le temps. » …
Il en va de même avec vos activités professionnelles et personnelles. Donnez-vous autant que possible une échéance pour les tâches importantes que vous devez réaliser.
Vous vous adapterez naturellement pour faire ce qu’il faut dans le temps imparti.
Et quand bien même vous finissez après la sonnerie, rassurez-vous. Vous avez 9 chances sur 10 d’avoir fini plus vite que si vous n’aviez aucune limite.
Et surtout, vous vous évitez une suite de reports embarrassante.
6. Réaliser une seule chose à la fois
De nos jours, on est capable de travailler sur un projet, lire ses e-mails, répondre au téléphone et consulter sa page Facebook en même temps. Bienvenue dans le monde moderne !
Beaucoup pensent être plus efficaces parce qu’ils sont capables de faire plusieurs choses en même temps. Malheureusement, ce n’est pas en étant “un multitâches du 21ème siècle” qu’on réalisera les choses avant les autres, et surtout pas mieux que les autres.
Les études le montrent : nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre. Les professeurs David L. Strayer et Jason M.Watson de l’université de l’Utah ont démontré que moins de 3% des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.
Courir plusieurs lièvres en même temps est donc le meilleur moyen de se disperser.
Ce qu’il faut retenir
Il faut acquérir des outils performants pour être efficace sans subir, afin de pouvoir mettre en place une stratégie adaptée et bâtir un plan d’action.
Il faut donc apprendre à s’organiser soi-même, pour établir le meilleur rapport entre missions et temps.
Ce qui signifie:
- Savoir identifier ses rythmes personnels et ses heures les plus opérationnelles
- Repérer les obstacles personnels ou professionnels à une bonne planification de ses tâches.
- Poser les bonnes questions rime avec organisation : cela permet de clarifier des priorités, de les hiérarchiser et de se préparer à mieux traiter les situations d’urgence et les imprévus.
Enfin savoir prendre du recul sur les événements pour éviter de se focaliser trop sur ce qui va mal mais qui a peu d’importance, au détriment de ce qui va bien et représente un intérêt fort.
« Le temps est un grand maître, il règle bien des choses » disait Corneille.
