Le travail sur le terrain, les tâches administratives, les appels téléphoniques,les réunions, les imprévus… Vous êtes submergé et une journée ne dure que 24 heures ! Comment reprendre le contrôle, gagner du temps et de la sérénité ? C’est la question que l’on se pose aujourd’hui dans tous les corps de métier, et en particulier dans le secteurdu bâtiment.
Optimiser son organisation personnelle est, aujourd’hui, chose obligatoire. Face à une «to do list» longue à faire pâlir, mieux vaut préparer son plan d’action que de se jeter tête baissée dans la course contre le temps. Penser à prioriser ses tâches, faire le tri entre l’urgent et l’important permettent de mieux maîtriser son temps pour agir plus efficacement.
Que vous soyez chef d’entreprise, conducteur de travaux, chef d’équipe ou collaborateur, vous voulez optimiser votre temps pour travailler plus efficacement et en prime éviter le stress.
C’est dans cette optique que Stéphane Chartier, président de la société BAUDOUXCONSTRUCTIONS METALLIQUES, a choisi de solliciter la société Evolutis pour intervenir les 6 et 7 juillet auprès de ses employéssur le thème «Comment gérer son temps et ses priorités?»
Ce projet prend tout son sens notamment pour :
– les membres du bureau d’études, composé de 10 ingénieurs et techniciens expérimentés, quidimensionnent et conçoivent chaque projet, en établissent les plans et mettent en forme le dossier d’autorisation administrative.
– les chargés d’affaires qui depuis l’obtention du permis de construire, sont dédiés à chaqueprojet pour être l’unique interlocuteur durant toute sa durée, jusqu’à la réception du chantier. En relation avec tous les autres corps d’état, ils rendent régulièrement compte de l’avancée des travaux.
Cette formationde 2 jours a pour objectifs:
- Mettre à plat sa propre organisation pourlutter contre le stress
- Rebâtir sagestion du temps sur de nouvelles bases pour une meilleuregestion de ses priorités
- Mettre en place des outils d’aide à l’identification des chronophages
- Passer du temps subi au temps choisi pourgérer son stress
- Gérer l’urgence dans le cadre d’une méthode d’organisation individuelle
- Réussir à s’organiser sans bouleverser le temps des autres
- Se rendre accessible et disponible pour les autres
Alors comment s’organiser de façon optimale pour éviter le stress? Nos conseils pratiques.
Définir ses priorités pour atteindre sesobjectifs
Par quoi commence-t-on ?
Toutes les tâches devant être accomplies n’ont pas la même durée, la même complexité, la même importance, la même urgence.
Etablir des priorités tombe sous le sens.
Une première méthode consiste à énumérer l’ensemble des tâches à accomplir.
Isolez d’abord les tâches qui ne vous prendront pas plus de 5 minutes pour leur appliquer la méthode PEPS.
Puis classez les autres en 3 ou 4 catégories correspondant chacune à un degré de priorité.
Gérer son temps = ne pas se laisser déborder
Daniel Latrobe, auteur de l’ouvrage « Gérer efficacement son temps et ses priorités » (éditions ESF), fait souvent la même constatation : «Le paradoxe de la gestion des priorités, c’est qu’une grande partie des gens gèrent d’abord leur propres priorités, c’est-à-dire leurs tâches préférées, au détriment de celles demandées», remarque-t-il.
Gérer son temps = ne pas se laisser dominer par le plaisir
Posez-vous les bonnes questions:
«Combien de temps me faut-il pour réaliser ce que je veux faire? » et« De combien de temps je dispose?»
L’une des clés est de mesurer le temps que l’on a mis pour faire quelque chose, de noter systématiquement les durées.
Cela vous aide à auto évaluer votre temps et à éviter de reproduire les mêmes erreurs.
Sachez aussi changer de méthode de travail : le bureau recouvert de pense bêtes ne suffit plus, l’agenda papier est trop petit… Repensez les outils ! Logiciel collaboratif, agenda électronique… quand l’ancienne méthode a des failles, il faut savoir profiter des nouvelles technologies.
Identifiez les chronophages ou «voleurs de temps»
Quelles sont les causes du temps perdu ?
On appelle « chronophages » les activités qui absorbent beaucoup de temps sans efficacité.
On distingue les voleurs de temps d’origine externe :
– Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs
– Les bavardages avec les collègues
– Les réunions trop fréquentes, trop longues
– Les entretiens ou les réunions mal préparés
– Les interruptions par les collègues
– Les conflits mal gérés qui durent
Mais les voleurs les plus délicats à débusquer sont d’origine interne:
– Les objectifs et priorités confus et changeants
– Le manque de planification de la journée
– Le perfectionnisme et les détails excessifs
– Le manque d’ordre et de classement
– La difficulté à dire non
– La fatigue, le stress
– La difficulté à prendre une décision
Nous sommes tous les jours perturbés dans nos activités par une masse d’imprévus. Pourtant certains sont complètement dépassés alors que d’autres gèrent la situation avec beaucoup de calme et d’efficacité. Eliminer quelques « voleurs de temps » génère plus d’efficacité.
Gérer son temps = combiner plusieurs solutions
Du côté desentreprises
Si les salariés doivent savoir faire face aux urgences et respecter les délais, c’est aussi à l’entreprise de mettre en place des mesures pour optimiser le temps.
Il existe des règles simples que peuvent instaurer les dirigeants pour que leurs employés se sentent moins débordés:
- pas de réunion de plus de deux heures
- avec un ordre du jour précis
- dans un créneau horaire respectant la vie privée des salariés
- mise en place de normes dans la gestion des mails, comme les séparer en deux catégories : les mails « pour info » et ceux « pour décision »
Tout l’enjeu de ces règles d’organisation du temps au travail est d’aider à trouver un meilleur équilibre de vie.
En conclusion: sachez profiter du temps !
Gagner du temps, c’est bien … savoir en profiter, c’est mieux.
Selon David Allen, «Ces deux aspirations ne sont pourtant nullement contradictoires. Il est tout à fait possible de travailler efficacement tout en vivant pleinement le moment présent.»
A méditer.
Tout est une question de priorités ! Cette formation, méthodique et concrète, vous aide à les définir et à vous y tenir.
