Comment déléguer efficacement et responsabiliser vos collaborateurs ?

Vous ne pouvez pas ou plus vous permettre de tout gérer ? Vous avez besoin que votre équipe avance seule ? En tant que manager efficace, vous devez avoir en tête de mener à bien les projets qui sont confiés à votre service, sans oublier l'épanouissement des membres de votre équipe et  le développement de leurs compétences. Comment procéder ? La délégation ne s'improvise pas. Voici quelques pistes pour bien définir les missions, les rôles et les pouvoirs de ses collaborateurs.

Quels sont les freins à la délégation ?

Si il existe un pouvoir commun à tous les managers, c’est bien celui de déléguer.
Le manager délègue quotidiennement…mais le manager ne délègue pas forcément bien!

En effet, il n’est pas rare de rencontrer des professionnels qui s’inventent ensuite toutes les excuses possibles pour ne plus déléguer:

« C’est plus long d’expliquer que de le faire »
« Cela ne sera pas bien fait »
« Les employés sont inefficaces et ne veulent pas assumer de responsabilités »

Partager les responsabilitésEt pourtant… Toutes les formations au management d’équipe seront d’accord sur ce point : déléguer est essentiel pour le manager comme pour le salarié.

Pour commencer, rappelons que déléguer, c'est confier à une personne la réalisation d'un objectif ainsi que les responsabilités qu'il sous-tend.
Cela ne correspond en aucun cas avec le fait de répartir les tâches, c'est-à-dire donner une tâche à quelqu'un. Motivation et autonomie surgissent alors comme les éléments moteurs de la délégation.

Si la délégation a du mal à s'imposer, c'est parce qu'on la confond avec des pratiques totalement contre-productives.

  • Tout d'abord, déléguer n'est pas se débarrasser d'une tâche parce qu'on n'a pas le temps ni l'envie de s'y consacrer,
  • Ni transmettre des instructions pour exécuter cette tâche sans donner les responsabilités ou accorder la confiance,
  • Ensuite, délégation ne signifie pas abandon, ou sous-traitance, c’est-à-dire laisser la responsabilité de A à Z sans reporting,
  • Enfin, il faut tordre le cou à un préjugé fort répandu : Déléguer, ce n'est pas perdre le pouvoir, mais en partager une partie.

 

Au sommaire de cet article :

1.Déléguer, pour quels bénéfices?
Motiver vos collaborateurs
Maîtriser votre temps
Vous focaliser sur vos priorités
Responsabiliser les membres de votre équipe

2.Comment déléguer avec efficacité?
Faire une demande claire
Etre au clair avec ses objectifs
Insuffler la confiance
Responsabiliser et lâcher prise
Renforcer positivement
Apprendre à patienter

1.Déléguer, pour quels bénéfices ?

La délégation, c'est la logique même d'une entreprise, dans sa structure et dans son organisation. Un dirigeant ne peut pas tout faire tout seul !
Par définition, l'entreprise est un système de délégation en cascade. Plus la société grandit, plus le chef d’entreprise doit déléguer pour ne pas ralentir sa capacité de réaction par des procédures trop centralisées. Le fonctionnement de l'ensemble repose alors sur les personnes qui sont au plus près des informations et des problèmes, en prise directe avec la réalité et les attentes des clients.

Motivation et implicationMotiver vos collaborateurs 

En déléguant, nous seulement vous pourrez vous concentrer sur les missions essentielles de votre poste et les plus bénéfiques à votre entreprise, mais vous permettrez également à vos collaborateurs de s'impliquer davantage, prendre des initiatives, donner plus de sens à leurs propres missions et ainsi décupler leur motivation.

Maîtriser votre temps 

Sur le papier, votre temps est bien réparti. Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme. Ça, c'est la théorie ! Car, en pratique, vous pouvez rapidement vous retrouver rattrapé par les tracasseries quotidiennes et les problèmes - plus ou moins envahissants - qui surgissent sans prévenir.

Vous focaliser sur vos priorités 

En déléguant, vous pourrez vous concentrer sur les décisions capitales, sur la préparation de l'avenir, sur la stratégie de croissance, c'est-à-dire sur votre cœur de métier. A chacun son travail et la rentabilité sera bien assurée ! « Un patron coûte trop cher pour s'occuper de l'opérationnel », fait remarquer Filip Vandendriessche dans son livre Diriger sans imposer.

Responsabiliser les membres de votre équipe

En déléguant, vous insufflez un sens des responsabilités à vos collaborateurs, entraînant une valorisation de leurs compétences, une motivation accrue et une notion de sens dans l'effort fourni. La roue vertueuse est en mouvement !

Maintenant que vous êtes convaincus des bienfaits de la délégation de certaines tâches à vos collaborateurs, reste à définir comment le faire.

2.Comment déléguer avec efficacité ?

Même si cela ne saute pas aux yeux, déléguer est l'opportunité se ressourcer, de gagner l'estime de son entourage et de mobiliser sa créativité.
Toutefois, pour jouir pleinement de ces avantages, il faut que la délégation soit effectuée dans les règles de l'art : casting étudié, mission délimitée, points de vigilance calés. Le manager passera alors du costume d'homme-orchestre à celui de chef d'orchestre, plus enrichissant.

1. Faire une demande claire

Pour responsabiliser, le premier pas est de faire comprendre ce que vous attendez et en quoi c'est important car donner du sens favorise la motivation.

Comment vous assurer de faire une demande claire ?
Reformuler et faire reformuler pour vérifier que votre demande a été bien comprise. En effet le sens des mots diffère selon les personnes !

Pour faire des demandes claires, vous avez besoin de congruence entre votre intention, vos mots, et votre non verbal.
Pour rappel, la congruence est l'alignement entre ce que l'on est, ce que l'on fait, ce que l'on dit.
Plus globalement, responsabiliser l'autre n'est possible que si vous êtes vous-même cohérent dans vos décisions, vos demandes et attentes.

Par exemple :
Vous confiez des projets « très urgents » puis vous les laissez traîner.
Vous demandez à un collaborateur d'être le référent sur un sujet, mais vous vous adressez à d'autres sur le même sujet, sans le consulter.

Attention : manipuler, c'est le meilleur moyen de saper votre entreprise de responsabilisation.
Par exemple, avoir des attentes et ne pas les exprimer clairement, déléguer sans vraiment le dire etc. Ce serait contre-productif : mieux vaut être clair et honnête.

Déléguer ave méthodeAlors adoptez une méthode pour déléguer de manière « cadrée »

  1. Fixez systématiquement des objectifs SMART lorsque vous déléguez.
  2. Communiquez ensuite à la personne l’enjeu de la tâche en question.
  3. Expliquez les possibles obstacles qui pourront être rencontrés.
  4. Orientez-vous sur l’obtention d’un résultat, et non sur l’exécution d’une méthode (sinon cela s’appelle une formation)
  5. Établissez avec votre collaborateur les indicateurs d’efficacités et autres critères d’évaluation qui vous permettront de juger si le travail est « bon », « moyen », ou « mauvais ».
  6. Avertissez sur les conséquences d’un travail « bon », « moyen » ou « mauvais ».

2. Etre au clair avec vos objectifs

Pour un chef d'entreprise se poser la question de la délégation, c'est définir son rôle de patron.
Ce qu'il ne peut pas déléguer- la vision, la stratégie, la culture de l'entreprise et l'arbitrage final - est ni plus ni moins l'essence de sa fonction.

Il est important d'être au clair avec vos propres attentes :
Quels résultats escomptez-vous ? Quel but poursuivez-vous en responsabilisant ?
En effet, si vous n’avez pas défini précisément ces attentes, comment saurez-vous qu'elles sont ou non satisfaites ?

Pensez « mesurable », fixez des indicateurs de réussite, même basiques. Cela vous permettra d'avancer vers ces objectifs de responsabilisation de votre équipe.
Sans cap, pas de progression !

Enfin, opérez le transfert de compétences via un contrat de délégation.
Après avoir posé ces fondations, il est primordial d'assurer un suivi. « Plus le reporting est espacé, plus on fait confiance et plus la délégation prend de l'ampleur », précise Didier Durandy, consultant et formateur en gestion des décisions. Ce qui permet de mieux observer les grandes tendances en prenant le temps du recul…essentiel pour un patron.

3. Insuffler la confiance

Attention à l'effet Pygmalion !
Si vous pensez qu'ils sont incapables d'autonomie et le leur montrez, ils vous donneront raison. A l'inverse, ressentir et projeter votre confiance en eux aidera à les responsabiliser.

Malgré tout, tout le monde n'a pas les capacités ou l'envie d'être responsable. Si vous misez sur ceux qui attendent une liste des tâches tous les matins et préfèrent être micro-managés, votre chemin risque d'être long.

4. Responsabiliser et lâcher prise !

Une fois votre demande faite, laissez faire. Faites-vous discret, absent, au besoin testez les effets de votre absence par petites touches pour voir si tout se passe comme vous le souhaitez. Il n'y a pas pire, pour responsabiliser, qu'un manager qui reste sur le pas de la porte!

Pensez « nul n'est indispensable », ou toute autre croyance qui vous aidera à lâcher prise.

Mais attention : Déléguer sans suivre, c'est démissionner, dit l’adage.
Responsabiliser ne veut pas dire faire un chèque en blanc ! La confiance n'exclut pas le suivi, au contraire. Non seulement c'est risqué pour le résultat, mais ce n'est pas motivant pour la personne dont vous ne considérez pas le travail.

5. Renforcer positivement

Ne négligez pas le retour sur expérience, pour montrer au collaborateur les progrès qu'il a réalisés. D’ailleurs, avant même de commencer à déléguer, la concertation est nécessaire pour emporter l'adhésion.

Vous constatez un résultat probant, votre équipe se responsabilise ? Dites-le !
Savoir souligner les réussites constitue un encouragement et un renforcement positif des comportements que vous cherchez à développer. Il serait dommage de vous en priver.

Par exemple : donner un feedback sur la manière dont un dossier a été géré, souligner les qualités dont a fait preuve le chef de projet, le féliciter avec justesse sur des points factuels.

6. Apprendre à patienter

La responsabilisation se construit dans le temps.

Pour réussir vous avez besoin de rester focus sur l'objectif : ne baissez pas les bras et ne vous braquez pas à la moindre erreur de votre équipe. Allez crescendo dans le niveau de responsabilités confiées : pour vous comme pour eux la confiance se bâtit pas à pas, et ce mouvement de responsabilisation peut vous faire sortir de vos zones de confort respectives…

Responsabiliser c'est établir une certaine relation avec l'autre, les compétences relationnelles et l'intelligence émotionnelle sont donc clés. Vous pouvez vous centrer en particulier sur l'écoute active et les techniques de reformulation, qui vous permettront d'avoir un feed-back sur vos actions de responsabilisation de votre équipe. A partir de là, vous pourrez ajuster votre stratégie.

En conclusion…

Augmentez votre leadershipGlobalement, c'est l'ensemble de votre posture de manager, un savoir-être à développer, qui favorisera engagement et autonomie dans votre équipe. Un beau projet pour grandir dans votre rôle de manager de proximité !

Vous ne devez être ni un dictateur, ni une nounou, mais bien un modèle, un mentor, un leader et  devez conduire votre équipe vers le meilleur. Que ce soit dans l'intérêt de l'entreprise, mais également dans l'intérêt de chacun.

Et cela passe nécessairement par la délégation. Alors... Souriez, vous managez !

Et pour vous aider à vous épanouir dans votre fonction, Evolutis organise un séminaire de formation inter-entreprises sur le thème « Manager son équipe au quotidien », qui se tiendra à Rennes (35) les 11 et 12 février 2020. Ce stage abordera notamment la délégation, avec outils personnalisés et entraînements, mais il embrassera également toute la fonction de manager de proximité.

 

Vous souhaitez aller plus loin? Voici quelques ressources complémentaires:

1. Articles
Coaching commercial : quelles bonnes postures pour les managers ?
Managers : comment innover par la communication ?
Etes-vous un manager participatif ?

2. Formations 
Formation : Manager une équipe
Formation : Déléguer et responsabiliser
Toutes nos formations inter-entreprises

 

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