Comment une communication vague peut-elle affecter la santé mentale des employés et la productivité ?
Une communication efficace est essentielle pour maintenir un environnement de travail sain et productif. Pourtant, certaines pratiques de communication ambiguës persistent, créant du stress et des émotions négatives parmi les employés.
La gestion des émotions et du stress est-elle une priorité dans votre équipe ? Et pourquoi une communication claire est-elle si importante au travail ?
Explorons ensemble ces mauvaises pratiques à éviter pour mieux gérer les impacts de la communication sur le bien-être au travail.
1- Le « hey-hanging » sans contexte
Qu’est-ce que le « hey-hanging » ?
Le « hey-hanging » consiste à envoyer des messages vagues tels que « hey » ou « salut » sans fournir de contexte ni d’informations supplémentaires.
Pour proposer un déjeuner, caler une réunion ou encore valider un projet, les messageries instantanées sont désormais bien ancrées dans les bureaux. Mais attention à bien vous en servir !
La pratique du « Hey hanging » est donc de plus en plus courante. Et aussi anodine qu’elle puisse paraître, elle provoque de l’anxiété chez ceux qui la subissent.
Quels sont les effets de la peur sur la santé mentale et la productivité ?
Ces messages vagues créent une incertitude professionnelle, ce qui peut provoquer une réponse de stress ou de peur chez les employés.
En effet, l’incertitude active le système nerveux sympathique, déclenchant une réponse de combat ou de fuite.
La nécessité de demander des clarifications supplémentaires peut entraîner une perte de temps, nuisant au moral du groupe et à la sécurité psychologique des employés.
2- Les e-mails et messages sans objet clair
Pourquoi les objets vagues sont-ils problématiques ?
Des e-mails avec des objets comme « Question » ou « Info » manquent de précision.
Par exemple, un e-mail intitulé « Info » pourrait concerner une mise à jour de projet, une question sur une tâche ou une simple notification, laissant le destinataire dans l’incertitude.
Quel est l’impact sur l’efficacité et le rendement au travail ?
Des objets d’e-mails vagues entraînent une perte de temps et un sentiment d’incertitude, car les employés doivent ouvrir le message pour comprendre son contenu. Cela peut affecter négativement l’engagement et la performance des employés.
Pour éviter cela, il est essentiel de rédiger des objets d’e-mails clairs et informatifs.
3- Les messages à plusieurs points de suspension
Pourquoi les raccourcis de communication sont problématiques ?
L’utilisation à répétition de points de suspension (« … ») dans les messages crée un suspense inutile et une ambiguïté. Cela peut laisser les destinataires incertains quant à l’intention ou à l’urgence du message, ce qui peut entraîner des malentendus.
Comment gérer les messages vagues au travail ?
Pour éviter ce problème, il est préférable d’utiliser des phrases complètes et directes.
Des messages clairs et concis facilitent la compréhension et réduisent le besoin de clarification supplémentaire. Cela contribue à réduire l’anxiété au travail et à améliorer la collaboration entre les équipes.
4- Les demandes sans explication
Des demandes telles que « Peux-tu regarder ça ? » sans contexte sont un autre exemple de communication vague à bannir.
Quels sont les effets des messages sans contexte ?
Ce manque de contexte oblige les employés à chercher des clarifications, ce qui peut causer de l’incertitude et du stress.
Ce type de demande peut entraîner une déconnexion entre collègues et une perte de temps. Les employés peuvent se sentir frustrés et démotivés, ce qui peut affecter le moral au travail.
Par conséquent, il vaudra mieux dire :
« Peux-tu vérifier les chiffres du rapport de ventes de la semaine dernière et me dire si tu vois des anomalies ? ».
Comment clarifier les messages professionnels ?
Pour éviter ces problèmes, il est important de fournir tous les détails nécessaires dans la demande initiale. Des instructions claires et détaillées réduisent les malentendus et augmentent la productivité au travail.
5- Les suivis sans rappel du contexte
Pourquoi ces suivis sont-ils inefficaces ?
Des suivis comme « As-tu des nouvelles ? » sans contexte sont inefficaces et peuvent altérer la communication, car les employés doivent se remémorer l’historique de la conversation.
Pour des suivis efficaces, il est indispensable de toujours inclure des références à la conversation précédente. Cela aide à clarifier le contexte et à réduire le stress lié à l’incertitude.
6- Les instructions incomplètes
Donner des instructions sans fournir tous les détails nécessaires peut entraîner des malentendus et des erreurs. Cela peut alors affecter négativement le rendement au travail et le moral des employés.
Comment éviter les malentendus au travail ?
Pour éviter ce problème, il est important de donner des étapes claires et détaillées.
Une instruction claire pourrait être :
« Prépare une présentation de 15 minutes sur les résultats du dernier trimestre pour la réunion de l’équipe de direction. Inclue des graphiques de performance et des recommandations pour le prochain trimestre. »
7- Les messages urgents sans raison claire
Marquer des messages comme « Urgent » sans explication peut causer une réaction de stress ou de peur chez les employés.
Par exemple, un message « Urgent : Appelle-moi maintenant ! » sans expliquer le motif de l’urgence peut créer une panique inutile.
Comment éviter le stress lié à l’incertitude ?
Il est essentiel d’expliquer pourquoi une tâche est urgente.
Ainsi, on écrira plutôt : « Urgent : Appelle-moi maintenant pour discuter de la réunion imprévue avec le client ce matin. »
8- Les pratiques de communication les plus efficaces ?
Comment les collègues peuvent-ils améliorer leur communication ?
Communiquer avec clarté et précision
Fournir des informations claires et précises dès le début est primordial pour éviter les malentendus et réduire le stress au travail. Une communication efficace améliore le moral des employés et la productivité.
Fournir un contexte et des explications
Veillez à toujours donner un contexte et des explications dans les communications professionnelles. Cela aide à réduire l’incertitude et à améliorer les relations professionnelles.
Par exemple, au lieu de dire « Nous devons parler », précisez :
« Nous devons parler de la stratégie marketing pour le prochain trimestre. »
Utiliser les outils et techniques appropriés
La communication est essentielle en entreprise : vous devez pouvoir discuter ou échanger des fichiers rapidement et intuitivement avec votre équipe.
Les boites mail encombrées de messages ne pouvant remplir ce rôle, des messageries spécialement conçues pour cet usage sont apparues.
Ainsi, vous pouvez utiliser des outils comme les gestionnaires de tâches (Monday.com, Todoist, Asana, Trello, etc.) et les applications de messagerie (slack, fleep…).
Une communication claire est la pierre angulaire d’un environnement de travail sain et productif !
Une communication efficace ne se limite pas à transmettre des informations ! Elle englobe également la manière dont ces informations sont présentées et perçues.
En adoptant des pratiques de communication claires et respectueuses, vous pouvez créer un lieu de travail où chaque employé se sent valorisé, compris et motivé à donner le meilleur de lui-même.
Alors, pourquoi ne pas commencer dès aujourd’hui à améliorer vos compétences en communication ?
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