Comment augmenter les prises de rendez-vous par téléphone avec vos prospects?

Vos commerciaux visitent encore les prospects sans prise de rendez-vous préalable ? Craignant les nombreux refus de prospects de plus en plus sollicités, vos vendeurs rechignent à décrocher leur téléphone pour obtenir des rendez- vous…

Pourtant, à l’ère des réseaux sociaux, de Linkedin, des relations à distance et des rendez-vous en ligne, les ratios d’efficacité parlent en faveur de la téléprospection et du télémarketing à condition d’en maîtriser les techniques et de recevoir les bons conseils.
La prise de rendez-vous est l’étape la plus importante pour installer une bonne relation client, décrocher ce fameux « tête à tête », et transformer un prospect en client, tout particulièrement en Btob.

Quelles sont les démarches essentielles pour obtenir ce rendez-vous clé?
Voici comment les aider à surmonter leur appréhension et faire de ces outils leurs meilleurs alliés pour trouver des clients.

Quels sont les objectifs de la formation ?

  • Comprendre, analyser et vaincre ses peurs de la prise de rendez-vous
  • S’approprier les savoir-faire et les techniques de prise de rendez-vous chez un prospect
  • Mettre en place une téléprospection efficace
  • Comprendre les fondamentaux du télémarketing
  • Prendre des rendez-vous auprès de la cible
  • Valider les acquis et peaufiner les techniques vues en salle

Découvrez tous les détails de la formation :

  • Téléconseillers, téléprospecteurs, télévendeurs, conseillers clientèle à distance, assistant(e)s ADV, vendeurs, commerciaux, technico-commerciaux, ingénieurs commerciaux, ingénieurs d’affaires
  • Toute personne souhaitant optimiser l’efficacité de sa prise de rendez-vous par téléphone

Section 1 : Quels sont les fondamentaux de la communication en téléprospection?

  • Le schéma de la communication
    • Différences entre prospection face à face et prospection téléphonique
    • les mots
    • Les gestes
    • La posture
    • La respiration
  • Les facteurs clés d’une communication réussie
    • Test de Leavitt
    • Ecoute active
    • Questionnement et recherche de feed-back
    • Questions ouvertes/fermées
    • La règle des 4 « C »
    • Les pièges à éviter
  • L’utilisation de la voix en télémarketing
    • Le débit, l’intonation, le rythme, la chaleur
    • L’utilisation de la voix au cours des différentes phases de la vente
  • Le langage en prospection téléphonique
    • Les types de langage
    • Les interdits et les mots à éviter/à utiliser
  • La posture
  • La respiration

Section 2 : Quelle est la démarche logique de prise de rendez-vous?

  • Le ciblage
    • Identifier les cibles : entité économique, contact prioritaire, personnes ressources
    • La construction des scénarios : la méthode IEA
    • Le listage des différentes objections et les réponses possibles
  • La préparation de l’appel
    • Mentale
    • Matérielle
    • Organisation et optimisation des tournées
  • Les étapes de l’appel
    • Prendre contact
      • Se présenter
      • Identifier l’interlocuteur
    • Créer l’événement
    • Susciter l’intérêt : l’alternative 3 branches
      • Question Ouverte Ciblée
      • Rebond argumenté
    • Fixer le rendez-vous
    • Prendre congé
  • Le traitement des objections en prospection téléphonique
    • Détecter et traiter les objections
      • Départ : le barrage secrétaire
      • Au cours de l’entretien
      • De fin d’entretien
    • Reconnaître le type d’objections
      • Fondée
      • Alibi
    • Traiter l’objection : méthode ACRE
    • Evaluer le réel intérêt du prospect : la question d’évidence
  • Le suivi de l’appel
    • L’organisation et la planification de la relance
    • Le suivi de la prise de rendez-vous
  • Construction du guide d’entretien de téléprospection
    • Événements
    • Alternatives 3 branches
    • Questions ouvertes ciblés, rebonds argumentés, questions d’évidence
  • Liste guide des objections rencontrées et des réponses possibles
  • Travaux en sous-groupes sur des cas concrets
  • Simulations enregistrées et filmées
  • Débriefing et préconisations à chaud
Présentiel en collectif FOAD* en collectif Présentiel ou FOAD* en individuel

(Pack formation coachée)

1ère partie 2 jours (14h) 8h 9h30

*Formation à distance

  • Aucun prérequis

Description 2ème partie (optionnelle) :

  • Téléconseillers, téléprospecteurs, télévendeurs, conseillers clientèle à distance, assistant(e)s ADV, vendeurs, commerciaux, technico-commerciaux, ingénieurs commerciaux, ingénieurs d’affaires
  • Toute personne souhaitant optimiser l’efficacité de sa prise de rendez-vous par téléphone
  • Appels réels
  • Écoutes individualisées avec débriefings et préconisations à chaud
  • Debriefings collectifs avec apports de solutions concrètes
  • Production d’un tableau de bord avec résultats
    • Collectifs
    • Individuels

Envoi d’un tableau de bord complet avec les ratios de performance :

  • Pour l’équipe
  • Pour chaque participant
Présentiel en collectif FOAD* en collectif Présentiel ou FOAD* en individuel
2ème partie 0,5 jour (3h30)

par participant

4h

par participant

4h

*Formation à distance

Comment faire pour prendre un rendez-vous par téléphone facilement ?

Comme l’explique Cécile ATCOM dans son article sur les similitudes entre la radiophonie et la téléphonie, plus de 55 % des personnes ont le sens visuel dominant. Nous en concluons que plus de la moitié des personnes privilégient le contact physique à toute autre forme de contact.
Le lien est d’autant plus difficile à établir par téléphone que seule la voix et les mots employés vont avoir un impact sur la relation entre l’émetteur (vous en l’occurrence) et le récepteur (votre client ou prospect).
La présentation et la gestion de la voix sont donc primordiales en prise de rdv.
Il va également falloir construire un process rôdé avec un pitch personnalisé selon la cible que vous visez car au final, prendre un rendez-vous, c’est vendre du temps à quelqu’un qui en a peu. Un service ou un poste dédié dans l’entreprise peu convenir mais c’est le commercial qui reste le mieux placé pour mener à bien cette tâche, surtout par rapport à un centre d’appels, car c’est lui qui va ensuite manager et entretenir la relation client.
Et pour ajouter à cette problématique,il faut savoir qu’une communication uniquement verbale à un taux de déperdition de près de 90 %, seulement 10% du message sera perçu par votre interlocuteur !

Par ailleurs, dans le lot de difficultés qui ressort lors d’une prise de contact téléphonique, intervient le manque de formation à la téléprospection et le training intensif. En effet, beaucoup d’entrepreneurs n’ont pas bénéficié de formation commerciale ou vente ou toute autre formation pour comprendre et maîtriser l’outil téléphonique comme appui à la prospection. En particulier si vous êtes dans une TPE et que ce n’est pas votre fonction principale, vous aurez besoin d’un séminaire de formation pour apprendre les règles, vous mettre en situation et dynamiser vos prises de rendez vous.
Si vous le souhaitez, vous pourrez aussi vous faire accompagner en appels réels pour être encore plus performant et obtenir des résultats immédiats.
Un autre facteur est à prendre en compte dans la crainte d’une action de téléprospection : la peur de téléphoner à un inconnu, plus précisément la crainte d’être jugé, d’essuyer un refus catégorique ou tout simplement de déranger.

Il est certifié que prendre ses rendez-vous par téléphone est un exercice complet puisqu’il s’agit :

Et tout ceci en moins de 5 minutes chrono ! Puis il faudra :

  • confirmer le rendez-vous par écrit
  • inscrire les actions à réaliser par la suite par rapport au prospect

Quand on se dit en plus que nous n’avons pas une deuxième chance de faire une première bonne impression, cela ressemble à un véritable parcours du combattant !

La téléprospection est pourtant une histoire de bon sens : il faut se poser les bonnes questions (et écouter son client !), préparer son appel (argumentaire, identification des besoins du client)… Tout cela doit s’appuyer sur la maîtrise des techniques de télémarketing qui vous permettra d’améliorer votre prise de rendez-vous auprès de prospects.

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Ce qu’en pensent nos clients :

Formation très dynamique, avec alternance de théorie et de cas pratiques. Les mises en situation sont très intéressantes et concrètes Benoit, Délégué technico-commercial (Thermoformage) – Loire Atlantique (44)
Des professionnels à l’écoute des besoins des professionnels. Merci Didier pour ta bienveillance, ta bonne humeur et ta capacité à poser les bonnes questions pour faire avancer les équipes. Merci ! Julien, Président et Fondateur (Nutrition animale) – Côtes d’Armor (22)

Techniques avancées de prise de rendez-vous

La maîtrise de la prise de rendez-vous est cruciale pour toute entreprise visant à établir des relations durables avec ses clients. Notre formation propose des méthodes éprouvées pour comprendre et surmonter les craintes liées à la prise de rendez-vous téléphonique. Les participants découvriront comment analyser et dépasser les appréhensions, transformant chaque appel en une opportunité de succès.

Savoir-faire et approche personnalisée

S’adapter à chaque prospect nécessite un savoir-faire spécifique et une compréhension des techniques de prise de rendez-vous. Cette section de la formation se concentre sur l’acquisition de compétences pratiques pour s’approcher de chaque prospect de manière personnalisée. Les participants apprendront à identifier et répondre aux besoins spécifiques de chaque client potentiel, augmentant ainsi significativement leurs chances de succès.

Fondamentaux de la téléprospection

La téléprospection, lorsqu’elle est bien exécutée, peut être un outil extrêmement efficace. Cette partie de la formation plonge dans les fondamentaux du télémarketing, proposant des stratégies pour mettre en place une téléprospection efficace. Les participants exploreront diverses techniques pour engager la conversation, maintenir l’intérêt et convaincre le prospect de l’importance d’un rendez-vous.

Validation et perfectionnement des techniques

La dernière phase de la formation se concentre sur la validation et le perfectionnement des compétences acquises. À travers des exercices pratiques et des mises en situation, les participants auront l’occasion de peaufiner leur approche, d’affiner leurs techniques de communication, et d’assimiler pleinement les stratégies enseignées pour des prises de rendez-vous réussies.