Lorsque nous sommes surchargés de travail, nous pouvons être tentés de faire plusieurs choses à la fois, persuadés d’aller plus vite ainsi… Mais c’est tout le contraire! Notre cerveau a besoin de temps et consomme de l’énergie pour passer d’un sujet à l’autre, même si nous nous prétendons «multitâches». Parmi les leviers de la gestion du temps de travail, la focalisation est celui que nous utilisons le moins dans notre environnement moderne surchargé de sollicitations. Pourtant, il est d’une efficacité redoutable lorsqu’il s’agit de faire avancer projets importants et dossiers de fond.
Nous sommes beaucoup plus efficaces lorsque nous travaillons en continu sur un même dossier que lorsque nous courons plusieurs lièvres à la fois en étant constamment interrompus. Certains d’entre nous y arrivent plus longtemps, les autres seront plus tentés par les distractions.
Dans les deux cas, le levier de la focalisation propose une méthode pour optimiser notre gestion du temps et des priorités.
Ce levier est particulièrement utile pour les tâches de réflexion, le traitement des dossiers complexes et gérer les priorités en général. Il est indissociable de la planification et exige une énergie élevée. Cet outil pourra donc être associé à des stratégies pour augmenter votre capacité de concentration.
Les bonnes techniques
Le premier niveau de la gestion du temps de travail et des priorités consiste à se consacrer aux tâches qui apportent une vraie valeur et ne pas se perdre dans les activités futiles. En un mot : «choisir ce qu’il y a de mieux à faire».
Planifiez votre séquence de travail
Repérez votre amplitude de concentration : la durée moyenne selon les individus varie de 1 h 15 à 2 heures environ.
Réservez dans votre agenda une plage horaire où votre énergie est élevée, notamment pour les dossiers complexes ou à fort enjeu.
Plus on s’habitue à se concentrer, mieux on y arrive !
La focalisation devient plus dense et elle dure plus longtemps.
Motivez-vous sur un objectif précis
« Personne ne travaille mieux que lorsqu’il fait une seule chose.» (Ignace de Loyola)
Vous serez d’autant plus efficace que vous travaillerez sur un seul objectif à la fois.
Concentré sur un seul objectif, le cerveau opère des connexions plus nombreuses en lien avec cet objectif. Les idées sont plus riches et viennent plus rapidement.
Fixez-vous un objectif concret et atteignable.
Le cerveau est plus efficace s’il visualise un livrable concret : lister des solutions est plus efficace qu’»avancer sur un dossier».
Découpez vos tâches en sous-objectifs homogènes, pour que votre cerveau se concentre sur une seule «fonction». Par exemple, pour rédiger un rapport, séparez les différentes étapes : rassembler les informations, analyser les données, mettre en valeur les points clés, rédiger.
Chaque sous-objectif atteint a un effet psychologique positif : le travail avance !
Mais attention ne passez pas plus de temps à découper une tâche qu’à l’accomplir…
Rassemblez tous les éléments en amont
De préférence la veille, rassemblez tous les documents utiles à votre travail. Mettez-les dans un dossier à part, hors de votre boîte mail, et créez un raccourci sur le bureau pour y accéder directement.
La préparation des éléments nécessaires à votre travail du lendemain a deux vertus : elle vous évite de succomber aux sollicitations visuelles susceptibles de vous déconcentrer, et elle permet à votre cerveau de se « mettre sous tension » positive. Pendant la nuit, il se prépare à être efficace dès le début de votre séance de travail.
Donnez-vous un temps limité
Évaluez le temps approximatif pour réaliser un sous-objectif…et lancez le chronomètre ! Le simple fait d’appuyer sur le bouton empêche de procrastiner. Le défi stimule la concentration.
Isolez-vous des distractions
Mettez-vous au calme et choisissez votre stratégie d’isolement.
Il existe différents moyens de vous isoler pour vous concentrer sur le travail en cours : fermer la boîte mail et les applications sans relation avec votre dossier, mettre le téléphone sur répondeur est le minimum que vous puissiez faire.
Si des préoccupations surgissent, ne les rejetez pas, notez-les simplement sur un papier pour les traiter plus tard, et revenez «ici et maintenant».
S’il est dans votre fonction de répondre à de multiples sollicitations, mettez en place un dispositif de dérivation : message indiquant l’heure de votre retour ou remplacement par un collègue. Vous limiterez ainsi les interruptions aux cas extrêmes.
Les bonnes attitudes
Le 2ème niveau consiste, lui, à choisir le bon état d’esprit avec lequel agir.
Ce qui importe ce n’est pas tant la durée que vous consacrez à vos actions que l’attention que vous portez au moment où vous les accomplissez. Autrement dit, mieux vaut passer un quart d’heure dans une vraie écoute de votre interlocuteur qu’une heure avec l’esprit qui virevolte.
Votre attention est une compétence à développer au même titre que l’orthographe ou la maîtrise de l’anglais. Plus les outils de partage de l’information se développent, plus vous devez apprendre à rester maître de votre mental : vers où décidez-vous d’orienter vos pensées?
Les études menées par des chercheurs de Microsoft ont montré que notre attention de focalisation est passée de 12 à 8 secondes avec l’arrivée des nouveaux outils numériques dans les années 2000. Il est de moins en moins naturel de rester concentré tranquillement sur un sujet.
Certains deviennent même addicts à la sollicitation : consultation frénétique de son téléphone pour traquer un sms, vérification de l’évolution du nombre de likes sur facebook… Cette hypersensibilité à l’extérieur représente ce qu’on appelle l’attention exogène.
La preuve avec cette nouvelle étude du cabinet Eleas que s’est procurée France Inter. La moitié des salariés français se sentent débordés par le trop plein d’information face à leur ordinateur de travail, et tout particulièrement les plus jeunes!
Réécoutez: «Quand les outils numériques épuisent les salariés»
Comment muscler l’autre type d’attention, l’attention endogène ? Voici quelques bons comportements à intégrer dans votre quotidien.
Accordez une pause à votre cerveau
Le cerveau a besoin de faire le vide avant de se concentrer
Les urgences, les dossiers en cours, les tâches inachevées, toutes ces pensées parasites empêchent votre cerveau de bien se concentrer sur votre objectif.
Plus votre mental se disperse, plus vous vous coupez de la dimension corporelle. Se recentrer sur son corps permet de stabiliser le mental comme une ancre stabilise un bateau dans une mer agitée.
Pratiquez des activités mono centrées
Comme le conseille Christophe André dans son excellent ouvrage sur la pleine conscience, efforcez-vous de pratiquer des activités « rien que »: Rien que déjeuner sans regarder son smartphone, son agenda… Rien que ranger son bureau sans checker ses mails, lire un courrier…
Faites un pas de côté
N’enchaînez pas les différentes phases de votre journée les unes à la suite des autres. Pensez à prendre le temps de faire une pause pour l’esprit.
Cela revient à sortir du terrain de jeu et se mettre sur le côté pour voir le monde (vous compris) avec une meilleure perspective. Autorisez-vous à lâcher le crayon ou le clavier et à laisser votre imagination vagabonder – tout en gardant en tête la finalité de votre objectif.
En résumé: savourez le plaisir de la réussite…et de l’action !
La focalisation sur un seul objectif est reposante, efficace et gratifiante. Notre cerveau fonctionne mieux par séquences homogènes. Et lorsque nous avons atteint l’objectif fixé, le sentiment d’avoir concrètement avancé nous redonne de l’énergie pour la suite.
Steve Jobs en est un célèbre ambassadeur: «C’est un de mes mantras – focus et simplicité. La simplicité peut être plus difficile à atteindre que la complexité : il faut travailler dur pour bien penser et faire simple. Mais cela vaut le coup à la fin parce qu’une fois que tu y arrives, tu peux déplacer des montagnes.»
Mais vous vous en doutez, la focalisation n’est qu’un des leviers d’optimisation de la gestion de votre temps de travail. Notre formation «Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress» vous permettra de maîtriser les différentes techniques de la gestion du temps. Il vous apportera une meilleure connaissance de votre relation au temps et vous apprendra à hiérarchiser vos priorités afin d’améliorer notablement l’efficacité de votre action.
