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Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress

Les tâches multiples, les urgences font que nous vous sentez parfois débordé et vous souhaitez lutter contre le stress ? Dans ces conditions, il peut être difficile de vous poser pour vérifier que vous travaillez bien sur ce qui est vraiment important. La gestion des priorités et le respect des échéances sont pourtant des compétences indispensables à votre efficacité et votre réussite. Gérer son stress revient souvent à gérer ses priorités. Se recentrer sur ses tâches, les hiérarchiser, se fixer une limite de temps, faire un bilan et anticiper participent à une meilleure gestion de son temps et de ses priorités. La maîtrise des bases de la gestion du temps vous permettra de clarifier vos priorités professionnelles et vous apportera des méthodes et outils pour mieux anticiper et vous organiser au quotidien.

 Gestion des prioritésQuels sont les objectifs de cette formation ?

Nous vous proposons d'apprendre comment mieux gérer votre temps afin d'être plus efficace, plus productif, mais aussi plus serein : 

  • Mettre à plat sa propre organisation pour lutter contre le stress
  • Rebâtir sa gestion du temps sur de nouvelles bases pour une meilleure gestion de ses priorités
  • Mettre en place des outils d'aide à l'identification des chronophages
  • Passer du temps subi au temps choisi pour gérer son stress
  • Gérer l'urgence dans le cadre d'une méthode d'organisation individuelle
  • Réussir à s'organiser sans bouleverser le temps des autres
  • Se rendre accessible et disponible pour les autres

Vous constaterez que maîtriser son temps a un impact direct sur votre stress au travail, sur votre productivité et donc sur la réalisation de vos objectifs.

  • Toute personne qui regrette que les journées n'aient que 24 heures!
  • Toute personne désireuse d’améliorer de façon durable sa gestion du temps afin de gagner en efficacité et en sérénité.

Gérer son temps et ses priorités pour mieux gérer son stress

  • Définir ses objectifs
  • Comprendre et mieux gérer les enjeux et les impacts d'une gestion du temps efficace

Analyser l'emploi de mon temps : l'analyse personnelle de mon activité

Distinguer les missions principales des missions secondaires

Décrypter le déroulement d'une semaine de travail

  • Ce que je fais
  • Ce que je devrais faire
    • La mesure des écarts
    • La correction des écarts

Débusquer et éradiquer les chronophages

  • Le téléphone
  • La gestion des sollicitations de son entourage
  • Les autres sources de dispersion

Les solutions personnelles 

  • Hiérarchiser ses tâches : distinguer l'important de l'urgent
  • Loi PEPS/FIFO
  • Loi de Fraisse, Pareto, Carlson, Parkinson, Illich
  • Loi des rythmes biologiques
  • L’effet Zeigarnik
  • Bousculer la routine
  • Savoir dire oui... ou non!
    • S'affirmer
    • Négocier les délais

Les solutions organisationnelles

  • Traiter efficacement l'information
  • Communiquer avec des outils adaptés
    • Le téléphone
    • La gestion des e-mails
    • Les échanges informels, réunions, entretiens...
    • Les outils collaboratifs : agenda partagé, CRM, bases de données...
  • La notion de zone ROUGE/zone VERTE
  • La planification, l'anticipation et la gestion des imprévus : le PAB (Plan Action Bilan)
    • Intérêt
    • Méthodologie
  • La délégation pour gagner du temps
    • Quoi?
    • A qui?
    • Comment?
  • L'optimisation de son espace de travail

  • Création d'outils d'aide pour gérer son temps et ses priorités et lutter contre le stress
  • Illustrations des lois par des exemples concrets du quotidien
  • Quizz, exercices, ateliers
  • Travaux interactifs favorisant une assimilation rapide des connaissances

  • Chaque participant repart avec :
    • Une analyse détaillée et personnalisée de son activité avec des solutions simples et concrètes à mettre en œuvre.
    • Un mémo reprenant l’ensemble des méthodes et des techniques de gestion de ses priorités vues pendant la formation
  • Des outils méthodologiques structurants et simples
  • Des techniques et méthodes pratiques pour gérer efficacement ses priorités
  • Une approche intégrant des outils collaboratifs

  • Formation en présentiel : 2 jours (14h)
  • Formation à distance : 8h (2 sessions de 4h)

 

L’importance de gérer les priorités en premier

Cette vidéo sur la gestion de temps de travail, nous enseigne qu’il est important de placer les priorités en premier sous peine de ne pas avoir assez de temps pour les réaliser. La mise en place d’échéances est nécessaire dans une bonne organisation du temps de travail et respecter les limites de temps passe par la priorisation des tâches.

Le temps a une fin. Les journées durent 24 heures et pas plus !
Nous devons donc déterminer ce que nous souhaitons faire de nos journées. Il est tout à fait possible de remplir ces journées avec du sable et donc des tâches sans impact sur notre travail ou sur notre vie. Nous pouvons aussi les remplir par des tâches plus importantes avec une vraie création de valeur.

La nécessité d’être séquentiel

Un autre apprentissage important pour la gestion du temps et des priorités au travail est que nous ne pouvons pas tout faire en même temps. Nous ne pouvons pas mettre les gros cailloux, les moyens, les petits et le sable à la fois, car cela pourrait déborder. En d’autres termes, nous ne serions pas maîtres de ce qui pourrait rester dans le pot et de ce qui pourrait en sortir. Nous serions ainsi en train de subir notre vie et les décisions qui la rythment.

En travaillant de manière séquentielle, nous pouvons optimiser le remplissage du pot et de notre vie. Mettre en premier les gros cailloux, puis les moyens, ensuite les petits et enfin le sable et l’eau nous permet d’optimiser le remplissage de nos journées de travail.

En bref

Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux :

  • gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, 
  • se dégager du temps libre : que ce soit pour être plus à l'écoute de vos collaborateurs, vous former ou bien simplement pour souffler et prendre l'air,
  • se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.

Savoir s’adapter est sans doute la meilleure forme de gestion du temps et des priorités au travail. Être psychorigide sur sa manière de travailler n’est pas forcément bon. En effet, pour s’améliorer et être efficace, il faut savoir sortir de sa zone de confort et tester de nouvelles manières de faire.

Nous pensons qu’il en est de même dans la gestion des priorités. C’est pour cette raison qu’EVOLUTIS vous propose dans cette formation plusieurs méthodes pratiques et directement applicables, ainsi que des exercices concrets basés sur l'analyse de votre propre activité..

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