Formation pour préparer, conduire et conclure des réunions productives

Avec la formation animer une réunion efficace, vous saurez préparer et rendre participative votre réunion en présentiel ou en distanciel.

Vous êtes souvent amené à préparer et animer une réunion ou prendre la parole en réunion et vous ne vous sentez pas très à l’aise?

La peur de parler en public est une des facettes de l’appréhension à communiquer en général : elle peut se manifester dans une salle de réunion comme dans un cadre virtuel.Il peut s’agir de s’adresser à son manager, de participer à un groupe de discussion ou de faire une présentation…

Pour préparer et animer des réunions efficaces et productives, soignez votre préparation, concentrez-vous sur le(s) message(s) à faire passer et suivez un conducteur précis.

Pour faciliter et réussir l’animation de vos réunions, n’hésitez pas à utiliser une fiche préparatoire.

Les objectifs de la formation animer une réunion efficace :

  • Acquérir les savoir-faire et les techniques pour préparer, organiser et animer des réunions efficaces
  • Savoir prendre la parole en réunion pour captiver son auditoire
  • Maîtriser les techniques de communication pour faire face à toutes les interventions des participants
  • Savoir conclure et préparer une réunion
  • Savoir formaliser un compte rendu synthétique de réunion

Découvrez tous les détails de notre formation :

  • Dirigeants, cadres, responsables d’équipe, responsables de projet
  • Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions

Préparer une réunion

  • Check-list d’une bonne préparation matérielle
  • Anticipation des motivations des participants et adaptation du discours
  • La préparation personnelle :
    • Le concept de conducteur de réunion avec timing précis
    • L’alternance, à prévoir, des supports et des techniques d’animation
    • La préparation des illustrations et des démonstrations (adaptées à chaque type de participant présent)

Le début de l’intervention

  • Comment être synthétique dans sa présentation personnelle, dans celle du déroulement de la réunion et de ses objectifs ?
  • La présentation des enjeux de la réunion pour l’auditoire
  • Pourquoi et comment réussir le lancement en rendant acteurs, très rapidement, les participants ?
  • Les principales erreurs à éviter au cours de cette phase.

Les techniques de communication

  • La disposition des participants :
  • Usage/avantages et inconvénients de chaque disposition
    • Le demi-cercle
    • Le carré ou le cercle
    • Le U
    • Les chevrons
    • « Les rangs d’oignon »
    • L’amphi
  • Les supports d’animation : avantages et inconvénients de chacun des supports pour animer une réunion vivante
    • Tableau blanc/paper board
    • Vidéo projecteur/PC
  • Les techniques d’expression face au groupe :
    • Prendre la parole en réunion : comment se faire écouter face à un groupe ? Comment et que faire noter ?
    • La manière de faire participer
      • Qui questionner ?
      • Dans quel ordre ?
      • De quelle manière ?
    • Comment repérer les partisans et les opposants ? Quels discours et attitudes adopter ?
      • Le triptyque PCQ (Profil participant, Comportements, Que faire ?)
    • Comment rebondir sur une question ou une remarque d’un participant ?
  • La dimension gestuelle pour animer des réunions efficaces
    • L’alternance des positions assis/debout
    • La technique du balayage
    • Le langage du corps et des mains
    • Les principaux gestes vérité.
  • Le réglage de sa voix sur la nature du discours
  • Les principaux pièges à éviter

La conclusion de la réunion

  • Provoquer un jeu de questions/réponses
  • Synthétiser les points clés

L’auto-analyse

  • Le miroir de l’animateur

La formalisation de la réunion

  • Rédiger et communiquer la synthèse

  • Présentation/adaptation de fiches synthétiques et de mémos sur les différentes étapes pour animer une réunion
  • Jeux de rôle
  • Travaux en sous-groupes
  • Echanges avec l’animateur

Présentiel en collectif FOAD* en collectif Présentiel ou FOAD * en individuel

(Pack formation coachée)
2 jours (14h) 8h 9h30

*Formation à distance

  • Aucun prérequis

Je forme mon équipe

L’égalité du temps de parole est un des premiers déterminants de la qualité d’une réunion.

La répartition du temps de parole au sein du groupe est un critère essentiel de la performance des équipes. En effet,elle a un impact fort sur la sécurité psychologique et la capacité de chacun à prendre des risques interpersonnels: poser des questions, donner son avis, dire que l’on ne sait pas, accepter du feed-back.

Voici quelques idées pour que cela puisse se produire :

  • Une préparation minutieuse ; programmer et planifier les étapes, communiquer en amont, avoir des solutions à proposer par rapport aux questions qui seront posées : voici un aperçu du travail à réaliser avant d’entreprendre l’animation proprement dite et ce, quel que soit l’approche choisie (réunion flash ou plus longue) et le mode opératoire (en présentiel ou en ligne)
  • Une disposition de salle, qu’elle soit réelle ou virtuelle, dans laquelle tous se retrouvent au même niveau
  • Une inclusion en début de réunion pour que tous se sentent à égalité
  • Une animation qui veille à ce que tous contribuent à parts égales
  • Une évaluation pour être sûr que chacun s’est exprimé équitablement.

Comment animer efficacement une réunion productive à distance ?

Voici quelques techniques et conseils qui peuvent vous aider à vous sentir plus à l’aise pour communiquer quand vous animez une réunion en ligne :

  • Utilisez l’intelligence collective et envoyez aux participants un ordre du jour qui pourra intégrer un certain nombre de questions envoyées au préalable pour préparer la discussion
  • Réduisez les incertitudes en faisant savoir dès le départ aux participants si l’on attend d’eux qu’ils interviennent ou pas lors de la session
  • Soulignez verbalement, ou visuellement, les étapes de la réunion, pour pallier le manque de points de repère habituels
  • Utilisez un langage adapté à l’oral, avec des structures simples
  • En fonction du nombre de participants et du type de session, réfléchissez en amont à la pertinence des interactions : une interaction inutile n’est parfois pas préférable à un manque d’interaction.
  • Si besoin, faites preuve de créativité et préparez des jeux pour animer une réunion à distance afin de la rendre plus dynamique; ainsi, votre management sera vu comme plus professionnel et captivant car vous utiliserez des méthodes ludiques et originales dans votre communication
  • Pour innover, vous pouvez même concevoir un mode hybride : une partie de l’auditoire en présentiel et l’autre partie en distanciel.

Les réunions en ligne vont rester d’actualité pendant un bon moment. Pour créer des sessions efficaces et productives, nous vous aidons à mettre en place des pratiques d’expression orale pertinentes et rassurantes.

Formation animer une réunion commerciale

Si vous êtes manager commercial, nous serons en mesure d’adapter cette formation animer une réunion en formation animer une réunion commerciale.
Nous aborderons alors la formation sous l’angle d’animation de votre équipe commerciale.
Ainsi, votre future réunion commerciale servira de support et d’exemple à la formation.
Pendant la formation, nous nous appuierons sur :

  • Vos propres indicateurs commerciaux
  • Vos actions commerciales à mettre en œuvre
  • Votre environnement concurrentiel
  • Les motivations de vos collaborateurs et leurs réactions possibles

Le thème central de la formation sera également choisi en fonction de votre actualité du moment : analyse concurrentielle, argumentaire produit, présentation d’une nouvelle gamme, démarche d’approche spécifique d’un segment de clientèle (complétée par des jeux de rôles), etc…

A noter que, en complément de cette formation animer une réunion commerciale, il est indiqué de connaitre les motivations de ses collaborateurs et d’avoir suivi la formation management d’équipe

Je forme mon équipe

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Pourquoi choisir notre formation pour animer une réunion efficace ?

Notre formation va au-delà de la simple préparation de réunion. Elle vous offre un ensemble complet de savoir-faire et de techniques pour non seulement organiser mais aussi animer des réunions efficaces. Vous apprendrez à maîtriser chaque aspect, du choix du mode de réunion (présentiel ou distanciel) à la gestion dynamique de l’auditoire.

Techniques pour captiver votre auditoire

Savoir prendre la parole en réunion est un art que nous vous aiderons à maîtriser. Grâce à des techniques de communication éprouvées, vous serez capable de faire face à toutes les interventions des participants. Que ce soit pour poser des questions, donner son avis, ou même dire que l’on ne sait pas, notre formation vous prépare à tout.

Comment animer efficacement une réunion à distance ?

Dans le contexte actuel où les réunions en ligne deviennent la norme, il est crucial de savoir comment animer efficacement une réunion à distance. Notre formation vous donne des conseils pratiques et des techniques spécifiques pour maintenir l’engagement et la productivité, même lorsque vous n’êtes pas dans la même salle.

Conclure et formaliser : la clé d’une réunion réussie

Une réunion efficace ne s’arrête pas lorsque tout le monde quitte la salle. Savoir conclure et préparer une réunion est tout aussi important. Notre formation vous apprend à formaliser un compte rendu synthétique de réunion, vous permettant ainsi de suivre les actions et les décisions prises.