Animer une réunion efficace

Vous êtes souvent amené à préparer et animer une réunion ou prendre la parole en réunion et vous ne vous sentez pas très à l’aise ? Pour préparer et animer des réunions efficaces, soignez votre préparation, concentrez-vous sur le(s) message(s) à faire passer et suivez un conducteur précis.

 

 

Objectifs :

  • Acquérir les savoir-faire et les techniques pour préparer et animer des réunions efficaces
  • Savoir prendre la parole en réunion pour captiver son auditoire
  • Maîtriser les techniques de communication pour faire face à toutes les interventions des participants
  • Savoir conclure et préparer une réunion
  • Savoir formaliser un compte rendu synthétique de réunion

  • Dirigeants, cadres, responsables d'équipe, responsables de projet
  • Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l'animation de réunions

Préparer une réunion

  • Check-list d'une bonne préparation matérielle
  • Anticipation des motivations des participants et adaptation du discours
  • La préparation personnelle :
    • Le concept de conducteur de réunion avec timing précis
    • L'alternance, à prévoir, des supports et des techniques d’animation
    • La préparation des illustrations et des démonstrations (adaptées à chaque type de participant présent)

Le début de l'intervention

  • Comment être synthétique dans sa présentation personnelle, dans celle du déroulement de la réunion et de ses objectifs ?
  • La présentation des enjeux de la réunion pour l’auditoire
  • Pourquoi et comment réussir le lancement en rendant acteurs, très rapidement, les participants ?
  • Les principales erreurs à éviter au cours de cette phase.

Les techniques de communication

  • La disposition des participants :
  • Usage/avantages et inconvénients de chaque disposition
    • Le demi-cercle
    • Le carré ou le cercle
    • Le U
    • Les chevrons
    • « Les rangs d’oignon »
    • L’amphi
  • Les supports d’animation : avantages et inconvénients de chacun des supports pour animer une réunion vivante
    • Tableau blanc/paper board
    • Vidéo projecteur/PC
  • Les techniques d'expression face au groupe :
    • Prendre la parole en réunion : comment se faire écouter face à un groupe ? Comment et que faire noter ?
    • La manière de faire participer
      • Qui questionner ?
      • Dans quel ordre ?
      • De quelle manière ?
    • Comment repérer les partisans et les opposants ? Quels discours et attitudes adopter ?
      • Le triptyque PCQ (Profil participant, Comportements, Que faire ?)
    • Comment rebondir sur une question ou une remarque d’un participant ?
  • La dimension gestuelle pour animer des réunions efficaces
    • L’alternance des positions assis/debout
    • La technique du balayage
    • Le langage du corps et des mains
    • Les principaux gestes vérité.
  • Le réglage de sa voix sur la nature du discours
  • Les principaux pièges à éviter

La conclusion de la réunion

  • Provoquer un jeu de questions/réponses
  • Synthétiser les points clés

L’auto-analyse 

  • Le miroir de l’animateur

La formalisation de la réunion

  • Rédiger et communiquer la synthèse

  • Présentation/adaptation de fiches synthétiques et de mémos sur les différentes étapes pour animer une réunion
  • Jeux de rôle
  • Travaux en sous-groupes
  • Echanges avec l’animateur

  • 2 jours

Laissez un commentaire

Formations Vente et action commerciale

1000 caractères restants