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Animer une réunion efficace

Vous êtes souvent amené à préparer et animer une réunion ou prendre la parole en réunion et vous ne vous sentez pas très à l’aise ? La peur de parler en public est une des facettes de l’appréhension à communiquer en général : elle peut se manifester dans une salle de réunion comme dans un cadre virtuel. Il peut s’agir de s’adresser à son manager, de participer à un groupe de discussion ou de faire une présentation...

Pour préparer et animer des réunions efficaces, soignez votre préparation, concentrez-vous sur le(s) message(s) à faire passer et suivez un conducteur précis.

Je veux former mon équipe

 Prendre la parole en réunionObjectifs de la formation animer une réunion efficace :

  • Acquérir les savoir-faire et les techniques pour préparer et animer des réunions efficaces
  • Savoir prendre la parole en réunion pour captiver son auditoire
  • Maîtriser les techniques de communication pour faire face à toutes les interventions des participants
  • Savoir conclure et préparer une réunion
  • Savoir formaliser un compte rendu synthétique de réunion

  • Dirigeants, cadres, responsables d'équipe, responsables de projet
  • Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l'animation de réunions

Préparer une réunion

  • Check-list d'une bonne préparation matérielle
  • Anticipation des motivations des participants et adaptation du discours
  • La préparation personnelle :
    • Le concept de conducteur de réunion avec timing précis
    • L'alternance, à prévoir, des supports et des techniques d’animation
    • La préparation des illustrations et des démonstrations (adaptées à chaque type de participant présent)

Le début de l'intervention

  • Comment être synthétique dans sa présentation personnelle, dans celle du déroulement de la réunion et de ses objectifs ?
  • La présentation des enjeux de la réunion pour l’auditoire
  • Pourquoi et comment réussir le lancement en rendant acteurs, très rapidement, les participants ?
  • Les principales erreurs à éviter au cours de cette phase.

Les techniques de communication

  • La disposition des participants :
  • Usage/avantages et inconvénients de chaque disposition
    • Le demi-cercle
    • Le carré ou le cercle
    • Le U
    • Les chevrons
    • « Les rangs d’oignon »
    • L’amphi
  • Les supports d’animation : avantages et inconvénients de chacun des supports pour animer une réunion vivante
    • Tableau blanc/paper board
    • Vidéo projecteur/PC
  • Les techniques d'expression face au groupe :
    • Prendre la parole en réunion : comment se faire écouter face à un groupe ? Comment et que faire noter ?
    • La manière de faire participer
      • Qui questionner ?
      • Dans quel ordre ?
      • De quelle manière ?
    • Comment repérer les partisans et les opposants ? Quels discours et attitudes adopter ?
      • Le triptyque PCQ (Profil participant, Comportements, Que faire ?)
    • Comment rebondir sur une question ou une remarque d’un participant ?
  • La dimension gestuelle pour animer des réunions efficaces
    • L’alternance des positions assis/debout
    • La technique du balayage
    • Le langage du corps et des mains
    • Les principaux gestes vérité.
  • Le réglage de sa voix sur la nature du discours
  • Les principaux pièges à éviter

La conclusion de la réunion

  • Provoquer un jeu de questions/réponses
  • Synthétiser les points clés

L’auto-analyse 

  • Le miroir de l’animateur

La formalisation de la réunion

  • Rédiger et communiquer la synthèse

  • Présentation/adaptation de fiches synthétiques et de mémos sur les différentes étapes pour animer une réunion
  • Jeux de rôle
  • Travaux en sous-groupes
  • Echanges avec l’animateur

Présentiel en collectif

FOAD* en collectif

Présentiel en individuel

(Pack formation coachée)

FOAD* en individuel

(Pack formation coachée)

2 jours (14h)

Non dispensée

9h30

Non dispensée

*Formation à distance

  • Aucun prérequis

Je veux former mon équipe

L'égalité du temps de parole est un des premiers déterminants de la qualité d'une réunion. 

La répartition du temps de parole est un critère essentiel de la performance des équipes. En effet, elle a un impact fort sur la sécurité psychologique et la capacité de chacun à prendre des risques interpersonnels : poser des questions, donner son avis, dire que l'on ne sait pas, accepter du feed back.

Voici quelques idées pour que cela puisse se produire :

  • Une préparation minutieuse 
  • Une disposition de salle, qu'elle soit réelle ou virtuelle, dans laquelle tous se retrouvent au même niveau
  • Une inclusion en début de réunion pour que tous se sentent à égalité
  • Une animation qui veille à ce que tous contribuent à part égale
  • Une évaluation pour être sûr que chacun d'est exprimé équitablement.

Comment animer efficacement une réunion à distance ?

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à vous sentir plus à l’aise quand vous animez une réunion en ligne :

  • Envoyez aux participants un ordre du jour qui pourra intégrer un certain nombre de questions envoyées au préalable pour préparer la discussion 
  • Réduisez les incertitudes en faisant savoir dès le départ aux participants si l’on attend d’eux qu’ils interviennent ou pas lors de la session 
  • Soulignez verbalement, ou visuellement, les étapes de la réunion, pour pallier le manque de points de repère habituels
  • Utilisez un langage adapté à l’oral, avec des structures simples 
  • En fonction du nombre de participants et du type de session, réfléchissez en amont à la pertinence des interactions : une interaction inutile n’est parfois pas préférable à un manque d’interaction.

Les réunions en ligne vont rester d’actualité pendant un bon moment. Pour créer des sessions efficaces et productives, nous vous aidons à mettre en place des pratiques d’expression orale pertinentes et rassurantes.

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