Combien d’emails de prospection commercialerecevez-vous par semaine ? Combien en lisez-vous ? Il y a fort à parier que peu d’entre eux attirent votre attention.Lancer une campagne de prospection commerciale via les mails offre des possibilités à exploiter pour créer de nouveaux contacts commerciaux. Mais pour être lu puis obtenir une prise de rendez-vous, il faut respecter quelques règles essentielles.
Au sein du processus de prospection commerciale, la relance est souvent une étape sous-estimée, voire délaissée. Plus de la moitié des responsables commerciaux passent moins de 25 % de leur temps à relancer leurs prospects. Pire encore, ces relances sont généralement improvisées.
Dommage ! La relance peut pourtant représenter jusqu’à 18 % d’augmentation de votre chiffre d’affaires : c’est un manque à gagner non négligeable pour qui ne se donne pas la peine de décrocher son téléphone.
Mais avant toute chose, pour éviter qu’il n’atterrisse dans les SPAM, le message doit être clair et concis, car le contact ne lui accordera que quelques secondes dans le meilleur des cas.
7 règles de base à respecter :
- personnaliser l’email en fonction du prospect, afin qu’il se sente valorisé
- rédiger une accroche courte, car c’est elle qui va décider le prospect à lire ou à supprimer l’email
- proscrire les fautes d’orthographe, car elles peuvent révéler un manque de professionnalisme
- mettre le corps du mail aux couleurs de la charte graphique de l’entreprise, pour créer de la cohérence avec le site internet
- privilégier les visuels et infographies plutôt que les blocs de texte, car le prospect n’a pas le temps de lire une grande quantité d’informations
- éviter les pièces jointes, car elles sont source de méfiance. Mieux vaut inclure des liens qui renvoient à des pages spécifiques de votre site
- adapter l’email à toute taille d’écran grâce au responsive design, afin de permettre sa lecture sur différents terminaux (ordinateur, tablette, smartphone)
Votre prospect a maintenant reçu votre email depuis plusieurs jours, mais votre téléphone reste désespérément silencieux et votre boite mail vide. Le moment est venu de le relancer ! Réussir une relance, ce n’est pas seulement vous rappeler au bon souvenir de votre prospect, c’est aussi une question de timing et de forme.
Relancer oui…mais comment?
On est tous régulièrement confrontés à cette situation : pleine à craquer, on trie notre boite mail de façon assez catégorique et surtout très subjective. C’est l’un des désavantages de la relance par mail. Noyée dans la masse, votre prospect risque de n’y prêter aucun intérêt. Le mail de relance est donc à utiliser avec précaution !
L’appel téléphonique est bien entendu la façon de la plus directe d’avoir une réponse et donc un moyen très efficace de relancer.
Néanmoins, cela demande préparation et adaptabilité.
Vous devez d’abord savoir quel jour et à quelle heure appeler le prospect (ou multiplier les essais !).
Ensuite, pour ne pas être pris au dépourvu, préparez les réponses aux éventuelles questions ou oppositions qu’il pourrait formuler. Dernière chose, et non des moindres, gardez votre sang froid quoi qu’il arrive !
Guide desbonnes pratiques
Choisir son timing
Vos relances ne fonctionnent pas très bien ou aboutissent rarement ? Peut-être est-ce juste un problème de timing.
En effet, le prospect est beaucoup plus réceptif lorsqu’il reçoit une relance peu après la lecture de votre email!
Utiliser les nouvelles technologies
Il y a désormais une multitude de technologies qui peuvent aider les commerciaux à rendre leur communication par email plus efficace.
Par exemple, vous avez envoyé une proposition par email à un prospect. Avec l’email tracker, vous pouvez savoir si votre email a été ouvert par le destinataire et quel type d’action il a généré de sa part. Est-ce qu’il l’a ouvert plusieurs fois? Est-ce qu’il l’a transféré à des collègues?
Un email tracker peut également vous indiquer quel est le moment le plus favorable de la journée pour envoyer un email, ou passer un appel. En effet, les gens ont tendance à consulter leurs emails à des moments fixes de la journée.
Idéal pour vous guider lors de votre relance!
Limiter le nombre de relances
Vous savez bien qu’il y a des limites à la patience, que cela soit de votre côté ou de celui du prospect. Laissez un temps de réflexion à votre interlocuteur et ne lui donnez pas l’impression d’être en embuscade, vous vous trouveriez en position de faiblesse. Privilégiez des relances espacées mais de qualité.
Donner une deadline
Si vous êtes contraint de relancer, c’est que votre prospect n’a pas respecté la deadline ou que vous ne lui en avez pas donnée.
Quand vous envoyez un email à des prospects, vous attendez forcément une réaction de leur part. Posez-vous quelques questions au moment d’écrire votre message: Pourquoi envoyez-vous cet email? Quel résultat en attendez-vous?
- Si vous cherchez à obtenir un rendez-vous, suggérez un choix de dates et d’horaires à votre interlocuteur, en précisant quelques infos utiles comme la durée estimée de la rencontre.
- Si vous attendez un retour pour une proposition commerciale que vous êtes en train d’envoyer, fixez une date limite de réponse.
Par exemple: « Vous trouverez en pièce-jointe la proposition contenant tous les détails dont nous avons parlé aujourd’hui. Les termes de cette proposition sont valables jusqu’à vendredi. Dans l’attente de votre réponse…»
Précisez toujours une deadline, mais une deadline raisonnable. Cela donnera un repère à votre prospect et il prendra votre offre plus au sérieux. Elle devrait également limiter le nombre de relances.
Moins de relances, c’est du temps gagné et vous le savez, le temps…
EVOLUTIS met en application !
Avec pour objectif d’optimiser notre prospection, nous avons mis en place une nouvelle formed’e-mailing basée sur :
- la rédaction de messages répondant aux critères évoqués en préambule,
- l’envoi automatisé des emails,
- et la relance systématique assistée par l’email tracker.
Nous proposons aussi à nos clients qui vendent en B to B une solution « e-mailingtracking »clés en main ! N’hésitez pas à nous contacter.
Appliquez vous aussi ces principes simpleset vous ne manquerez pas d’augmenter de manière significative votretaux de conclusion de ventes par téléphone.
