Prospection téléphonique : comment se préparer efficacement ?

La prospection téléphonique en BtoB. est une activité à part entière, nécessitant beaucoup de temps, d’investissement et de volonté. Comment se différencier des autres et réussir à convaincre et vendre par téléphone ? Avant toute chose, mettre en place un plan de prospection commerciale, c’est se préparer en amont. Comment identifier les éléments qui permettront l’accélération de vos ventes ? Eléments de réponse…

Préambule

Au-delà de cultiver votre portefeuille de clients existants pour assurer la croissance de vos ventes, il vous faut conquérir de nouveaux clients et donc prospecter. La prospection téléphonique est encore à l’origine de près de 40% des prises de rendez-vous et on ne compte plus les cellules télévente, même dans les petites structures, qui boostent le chiffre d’affaires de celles-ci.
A condition de respecter quelques prérequis tels que former ses vendeurs sur le discours à tenir avec une trame de vente digne de ce nom, sur l’attitude et sur l’organisation : comme un rendez-vous ou une réunion, une session de phoning se prépare.

Voici donc 3 questions simples à se poser pour gagner en efficacité dans cette tâche fastidieuse mais indispensable.

1. Quels objectifs ?

Tout appel découle sur une action : déterminez votre objectif en amont.

La prospection téléphonique, ce n’est pas “juste décrocher” son téléphone et appeler au petit bonheur la chance : elle doit être menée avec un certain nombre de bonnes pratiques… 
Comme dans toute discipline, il y a des règles à respecter pour obtenir les meilleurs résultats.

La réussite commerciale de votre entreprise passe par la définition claire et efficace d’un plan de prospection commerciale. Ce document regroupe vos objectifs commerciaux, mais également la façon dont vous souhaitez les atteindre. Il faut le constituer sans attendre si vous souhaitez développer vos ventes.

Comme dans toute action commerciale, la vente par téléphone a besoin de sens et d’organisation. Ainsi il est impératif de fixer un cap avec des objectifs clairs, simples, mesurables et à la hauteur des collaborateurs.

Il est du rôle des managers de structurer les activités de prospection : les commerciaux ont besoin d’aide pour prospecter efficacement, tant sur le fond que sur la forme. Concernant les efforts à déployer par votre équipe, déclinez votre plan en actions concrètes, aussi loin que vous le pouvez.
Il s’agira par exemple d’un nombre d’appels minimum par heure, d’un nombre minimal d’appels argumentés avec le bon contact, de rendez-vous pris ou encore de ventes selon la configuration de votre campagne.

Enfin, à chaque fin de période, relevez les compteurs pour analyser votre rythme (ou celui de votre équipe) et corrigez si nécessaire.

2. Quelles cibles ?

Inutile de perdre du temps à ratisser large, ciblez vos prospects de manière précise et adaptée, pour mieux les atteindre. En effet, un prospect potentiellement intéressé par le produit ou service que vous vendez sera enclin à vous accorder le temps nécessaire à votre conversation téléphonique, et cela représente déjà une victoire importante.

Organisez-vous

Cartes de visite par dizaines, feuilles volantes, divers fichiers Excel : une mauvaise organisation nuit clairement à l’efficacité de votre prospection téléphonique et peut vous faire manquer des affaires…
Un tableur Excel peut se révéler suffisant pour un suivi simple de votre fichier client/prospect. De cette façon, quand vous aurez des dizaines de coups de téléphone à passer, vous pourrez vous baser sur cette liste et, par des codes couleur personnalisés, indiquer si la personne a bien été appelée, s’il faut convenir d’un nouveau rendez-vous ou encore si elle éprouve de l’intérêt pour ce que vous lui proposez.

Il existe aussi des solutions CRM – Customer Relationship Management ou Logiciels de Gestion Commerciale – où vous allez ordonnancer, structurer et archiver votre relation, vos échanges avec votre cible (clients et/ou prospects).

Préparez des trames de fiches prospects prêtes à remplir.
Notez aussi toutes les questions que vous souhaitez poser. En raccrochant, vous devez être capable de lui envoyer une proposition adaptée. 

Un entretien, ça se prépare !

La préparation de vos entretiens représente 50% de votre travail.

  • Qui est votre interlocuteur ?
  • Quels sont ses besoins ?
  • Quelle est son entreprise ?

Ne pas savoir à qui l’on s’adresse c’est renvoyer l’image d’une entreprise qui ne s’intéresse pas à ses clients.

Identifiez les bonnes cibles

Une bonne prospection commence par une analyse pertinente de son marché et de son portefeuille client.
Une analyse pertinente de ses prospects et clients
Frapper fort, partout, est une perte de temps. Une des bases du marketing est bien la segmentation et le ciblage. Le but est d’optimiser l’allocation de vos ressources commerciales.
Pourquoi dépenser du temps, de l’argent et de l’énergie pour des prospects qui n’en valent pas la peine? Votre temps est aussi précieux que celui de vos prospects, et vous vous devez de focaliser vos efforts vers les bonnes personnes.

Définissez des critères de segmentation pertinents que vous aurez pu constater dans votre activité.
Identifiez les typologies de prospects les plus rentables pour votre entreprise, et déployez en priorité les actions commerciales qui leurs sont destinées.

Le ciblage est le début de toute bonne action commerciale.
Une fois votre cœur de cible défini, il conviendra de fournir à votre force de vente des fichiers de prospection de qualité, qui correspondent au profil type d’entreprises que vous souhaitez conquérir.
Ainsi, vous êtes certain que vos commerciaux démarchent 100% d’entreprises intéressantes.

Osez le multicanal

Bien entendu, il peut être opportun et même conseillé de préparer le terrain en réalisant au préalable une campagne d’emailing sur votre cible. Cela permettra de présenter votre entreprise, votre proposition de produit ou service pour votre client ou prospect et peut-être même de prévenir votre cible de votre prochain contact. Les campagnes multicanales, surtout lorsqu’elles sont personnalisées, ont leur meilleur taux de transformation.

 

3. Quelle attitude ?

La préparation d’une campagne de prospection téléphonique concerne autant le fond que la forme.
La prospection téléphonique peut a priori rebuter, tant le prospect dérangé au milieu de sa journée que le téléprospecteur mal accueilli. Comment s’y prendre ? Tout simplement en menant de main de maître une conversation agréable…

Soyez prêt
Les deux premières minutes d’un appel sont capitales.
Mieux vaut préparer sa stratégie d’approche pour l’adapter au profil de l’interlocuteur.
« Marketing ou commercial ? La fonction de la personne va également jouer sur la teneur de l’accroche qui va attirer son attention, ce qu’on appelle l’effet Waouh. Cela se travaille avant », insiste Antoine Taupin, directeur France d’Expert Market, entreprise spécialisée dans la génération de contacts commerciaux BtoB.

Travaillez votre relationnelSe préparer sur le fond comme sur la forme
Les sentiments sont très clairement perçus au téléphone et notamment le sourire, la confiance en soi ou encore l’exaspération ou le manque d’entrain… Soyez aimable et souriez, cela s’entendra et aura un impact positif sur le cours de l’entretien. Evitez de démarrer un peu brutalement même si vous êtes pressé.

Restez courtois
Même si votre interlocuteur se montre peu aimable, voire agressif, gardez votre sang-froid. En lui répondant sur le même ton, votre prospect risque d’être définitivement perdu. Restez donc courtois.
« Rien de plus désarmant que la politesse et le sourire, cela désamorce souvent des velléités de conflit et laisse une impression positive dans l’esprit du prospect. Important si vous deviez le recontacter plus tard », estime encore Antoine Taupin.

Anticipez
En prospection par téléphone, commencer la conversation avec un blanc est périlleux. En ce sens, avant de vous mettre au travail, vous devez prévoir le ou les points clés qui capteront l’attention de vos interlocuteurs, ainsi que toutes les questions que ces derniers pourront vous poser.
Dans l’idéal, vous ne devez jamais, ou presque, vous trouver dans l’embarras face à une réflexion à laquelle vous n’étiez pas préparé.

Faut-il pour autant utiliser le même discours pour tout le monde ?
Non ! Vos clients ont des besoins différents et votre stratégie/discours s’oriente en conséquence. Il s’agit de privilégier la qualité de chaque appel plutôt que la quantité. Votre prospect verra l’attention que vous lui portez en ayant pris le temps de vous renseigner sur lui ou son entreprise.

En conclusion

Ainsi, une prospection par téléphone organisée, efficace et rentable repose sur un plan de prospection commerciale qui allie réactivité, savoir-faire, professionnalisme et qui s’adapte aux habitudes et besoins de vos clients et prospects.

Et souvenez-vous que la vente est mécanique et répond à une logique d’entonnoir :

C’est en démarchant des prospects,
Qu’on parle avec des décideurs,
Qui vous accordent des rendez-vous,
Que vous pouvez faire des propositions,
Qui vous donneront la possibilité enfin de conclure des ventes!

 

Formations Vente et action commerciale

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