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Conseils organisation du temps de travail : comment planifier ses tâches ?

Que ce soit dans votre vie personnelle comme professionnelle, il est essentiel d’apprendre à bien organiser son travail. Pourquoi? Tout simplement parce que votre organisation de travail influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien. En matière d'efficacité personnelle, savoir prioriser et planifier est donc une compétence indispensable à cultiver.

Comment faire ? Quelles méthodes utiliser ?  Evolutis formation vous apporte toujours plus d’outils concrets pour optimiser la gestion de votre temps de travail.

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Pourquoi planifier sa journée ?

Les avantages sont nombreux à organiser de manière efficace ses journées de travail. En effet, une planification efficace permet notamment de :

  • gagner du temps
  • gagner en efficacité
  • gagner en énergie
  • vaincre son stress
  • gagner en disponibilité pour ses collaborateurs
  • mieux gérer les imprévus

Il existe plusieurs bonnes habitudes à prendre afin de mieux s'organiser au travail.
Evolutis formation fait le point pour vous, que vous travaillez au bureau ou en télétravail.

Vous pensez que vous gérez bien votre temps ? Que vous êtes quelqu’un d’organisé ?
Evolutis formation vous propose de tester gratuitement votre organisation en 14 points.


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Définir les tâches les plus importantes

Vous avez du mal à hiérarchiser vos tâches selon leur niveau d’importance ?
Pourquoi l’organisation du prochain team building de votre équipe serait moins importante que la préparation du PowerPoint de présentation de votre dernière collection ?
Répondre à vos emails n’est-il pas aussi important qu’établir votre budget prévisionnel ?

Alors plutôt que de hiérarchiser, catégorisez.

  1. Le stratégique : ce sont toutes les tâches qui impliquent des prises de décisions. Pour prendre les meilleures, vous devez être au top de votre concentration et au maximum de votre productivité.
  2. L’administratif : des tâches souvent rébarbatives, mais un appui indispensable à vos missions. Le degré de concentration nécessaire à l’accomplissement de ces tâches est cependant moindre.
  3. Le « loisir » : votre to-do list extraprofessionnelle a aussi sa place dans votre emploi du temps quotidien. Dans la mesure où vous en tirez satisfaction, la motivation est facile à trouver.

Pas plus de 5 tâches importantes par jour

Pour un maximum d’efficacité, mieux vaut ne pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour.
Si vous gérez des activités très brèves, vous pouvez en ajouter plus sur votre liste.
Mais gardez en tête de planifier vos plus importantes tâches de la journée en premier.

Une chose à la fois

Décomposez les activités exigeantes et complexes en petites tâches facilement réalisables.
Même si vous travaillez sur de gros projets, vos actions doivent être abordables si vous voulez que les choses progressent.
Avancer à petit pas est une excellente manière d’apprendre à s’organiser et de ne pas remettre à plus tard.

Témoignage clientEstimer le temps nécessaire pour chaque tâche

Pour avancer régulièrement dans vos projets, vous devez essayer d’estimer précisément combien de temps demande chacune de vos tâches.
Prenez l’habitude de noter combien de temps vous prennent vos différentes activités.  Vous pourrez ainsi vous y référer plus tard, lorsqu’une situation similaire apparaît.

Si vous manquez souvent de temps, demandez-vous si vous êtes assez stricte vis-à-vis des interruptions.
Avez-vous correctement évalué tous les éléments nécessaires pour accomplir la tâche ?
Gardez à l'esprit que plus il y a de personnes impliquées dans la réalisation d’une tâche, plus il y a de chances d’avoir des retards…

Ne pas se surcharger

Tout le monde aimerait avoir des journées productives et bien remplies, et quitter son travail avec la sensation d’avoir accompli quelque chose.

Ne planifiez pas plus que ce que vous pouvez faire réellement.
Quand on est en pleine forme, on a tendance à ajouter quelques extras dans son agenda pour tester ses limites.
Ainsi, si vous voulez accomplir tout ce que vous avez prévu de faire, ne programmez pas plus de 50 ou 60% de votre temps.

Il arrive toujours des événements imprévisibles. Gardez le reste de votre journée pour gérer les urgences, les interruptions, le manque de concentration et la fatigue.

Faire une revue de son planning

Prenez l’habitude de revoir votre planning régulièrement. Avez-vous accompli tout ce qui était prévu ? Quelles activités n’avez-vous pas pu faire ? Pourquoi ?

Analysez votre semaine et tirez en des conclusions. Reportez au jour suivant ce que vous n’avez pas pu faire aujourd’hui, ou bien déléguez-le ou éliminez-le si ce n’est plus significatif.

En résumé… Planifiez intelligemment le travail

Evolutis formation vous propose ses formation "Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress" et "Gestion du temps et du stress en télétravail", au format intra, inter-entreprises, ou formation coachée. En planifiant vos tâches intelligemment, vous travaillerez plus vite. Un bon moyen de travailler moins… Et le cercle est vertueux : des journées de travail plus courtes boosteront votre performance !

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