Remplacer un salarié en vacances n’est pas une mince affaire… La période estivale arrive et tous les employeurs et managers se posent la question de l’organisation de l’entreprise pendant cette période. Il est en effet essentiel d’anticiper pour assurer une bonne gestion des remplacements pendant les vacances.
Comment faire pour maintenir l’activité pendant les vacances et comment assurer une parfaite gestion des congés en été ? Quelles sont les options à votre disposition pour remplacer un salarié en vacances ? Evolutis formation vous dit tout.
Les congés d’été ont un impact réel sur la vie de l’entreprise, d’autant plus si les remplacements ont été mal planifiés. Ils peuvent avoir des conséquences sur le chiffre d’affaires, les services auprès des clients peuvent aussi se trouver ralentis, ce qui peut venir ternir l’image de l’entreprise. Enfin, sur le plan social, une mauvaise organisation des congés d’été et un manque d’anticipation peuvent perturber les salariés.
Les managers opérationnels et les Ressources Humaines doivent donc travailler en concertation pour prévoir et anticiper les absences :
- quantifier la force de travail
- lister les tâches et les compétences des employés
- planifier les périodes de remplacement et fixer un ordre de départ en congé
- entretenir une communication transversale
- maintenir une veille sur le respect du Code du travail et de la convention collective.
Pour pallier le déséquilibre opérationnel engendré par l’absence d’un salarié, vous pouvez avoir recours à différentes solutions :
- embaucher en contrat CDD
- faire appel à une agence d’intérim
- répartir et attribuer la charge de travail à un ou plusieurs collègues du service.
Comment engager un CDD pour remplacer un salarié en congé ?
Les entreprises peuvent anticiper ces recrutements en se constituant un vivier de contacts qui pourraient être disponibles et intéressés par un contrat de travail à durée déterminée : anciens CDD, apprentis, stagiaires…
Mais attention : un certain nombre de mentions légales sont obligatoires afin d’établir un CDD en vue du remplacement d’un salarié.
Tout d’abord, le contrat de CDD doit être rédigé obligatoirement par écrit. C’est important, car en l’absence de preuve écrite de l’existence du contrat, le contrat est réputé être par défaut un CDI.
Quels sont termes précis prévus par le Code du travail ?
- Motif de recours au CDD (ici « remplacement »)
- Nom et qualification du salarié remplacé
- Désignation du poste de travail
- Convention collective applicable
- Durée maximale du contrat
- Durée de la période d’essai si une période d’essai est prévue
- Montant de rémunération : en principe, elle doit être identique à celle du salarié remplacé s’il a les mêmes qualifications
- Nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire.
Bon à savoir
Le salarié doit recevoir son contrat à durée déterminée dans les 2 jours ouvrés après son embauche. Dans le cas contraire, 2 risques vous guettent : Il peut vous réclamer une indemnité d’un mois de salaire pour non-signature de contrat (ordonnance n° 2017-1387). S’il ne signe pas le CDD, il est susceptible de demander une requalification du contrat en CDI.
Quels sont les avantages du recours à l’intérim dans la gestion des congés ?
Le salarié intérimaire remplace de façon provisoire un salarié absent pour cause notamment de congés payés, de maladie, de congé maternité, de congé sabbatique ou d’absence liée à une formation. Plusieurs types de remplacement peuvent alors être envisagés :
- Le remplacement total : l’intérimaire assure la totalité des tâches du salarié absent
- Le remplacement partiel : l’intérimaire assure une partie des tâches du salarié absent
- Le remplacement en cascade : l’intérimaire assume les tâches d’un autre salarié permanent qui, lui-même, remplace le salarié absent.
Cette solution présente 3 avantages majeurs : la flexibilité, la variété et la qualité des profils, une gestion administrative déléguée et simplifiée.
Peut-on remplacer employé en congé par un collègue qui se trouve sur le lieu de travail ?
Il semble parfois plus rapide et moins risqué de gérer les départs en vacances en interne : gestion des priorités, délégation, remplacement par un autre salarié… Quelle que soit la formule choisie, il existe aussi quelques règles à respecter.
Un collègue de travail peut remplacer temporairement un employé en vacances. Il est important pour l’employeur de formaliser ce type de remplacement avec un avenant au contrat de travail.
Que doit préciser cet avenant ?
- le caractère temporaire de la mission et sa liaison avec l’absence d’un collaborateur
- la réintégration au poste précédent dès le retour du salarié absent
- le renoncement au maintien du complément de rémunération lié aux nouvelles responsabilités dès le retour à son emploi antérieur.
Managers et services RH peuvent également se concerter pour répartir les tâches de l’employé en vacances entre les salariés de même compétence.
Les heures effectuées dans le cadre de remplacements sont cependant régies par l’art. 321c du Code des obligations (CO). Elles doivent donner lieu soit à une majoration minimum de 25%, soit à un congé compensatoire avec l’accord du salarié.
Bon à savoir : Si vous faites passer un salarié à temps partiel à plus de 35 heures de travail par semaine, il y a un risque de requalification automatique en contrat à temps plein.
Notre formation vous aide à optimiser la gestion des congés de vos salariés
Gérer les congés d’été et organiser le travail de chacun pendant les vacances ne va pas de soi. Pour cela, il est indispensable de prendre les bonnes décisions et de veiller à déléguer les affaires courantes aux bonnes personnes.
Notre formation manager son équipe au quotidien permet de (re)découvrir les principes et outils fondamentaux de la gestion d’équipe. Vous aurez ainsi toutes les clés en main pour anticiper les remplacements des salariés en vacances et maintenir l’efficacité de votre entreprise tout au long de l’année.
QUE PENSENT NOS CLIENTS DE LEUR EXPÉRIENCE AVEC EVOLUTIS ?
