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6 conseils pour planifier une journée de travail efficace

C’est l’été, les affaires sont plus calmes, vous êtes peut-être vous-même en vacances… c’est le moment idéal pour prendre du recul et de bonnes résolutions afin d’être un manager au top à la rentrée !
Savoir gérer son temps et ses priorités permet de gagner en temps, en efficacité et en disponibilité, non seulement pour vous-même, mais également pour vos collaborateurs.

Optimiser le temps de travail de vos propres journées est déjà un vrai défi ? Organiser les activités de vos collaborateurs est une tâche encore plus complexe ? Découvrez dans cet article quelques conseils pour vous aider à améliorer votre gestion du temps et la productivité de votre équipe, sans stress !

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Pourquoi planifier sa journée de travail ?

Pour un manager, structurer de manière efficace ses journées de travail présente de nombreux avantages. En effet, une planification méticuleuse permet notamment de :

  • gagner en temps
  • gagner en efficacité
  • gagner en énergie
  • diminuer votre stress
  • gagner en disponibilité pour vos collaborateurs
  • mieux gérer les imprévus.

Les 6 règles pour organiser efficacement son temps de travail

Voici nos conseils pour planifier votre journée efficacement :

1.Analyser les journées sur une semaine

Commencez par noter la façon dont vous utilisez votre temps au cours de la journée. Il est important de ne pas vous limiter à l'étude d'une seule journée, mais de réaliser un audit sur une semaine afin d'avoir une vision plus complète.

  • Déterminer la charge de travail quotidienne effectivement réalisable
  • Identifier les tâches les plus productives
  • Identifier les pertes de temps

2.Prioriser efficacement

Une fois cette analyse des tâches réalisée, il est important de les positionner sur un même planning en déterminant pour chacune de ces tâches un degré d'importance et d'urgence. C’est essentiel pour une organisation optimale.
Définir des objectifs personnels et les noter sur votre agenda est une bonne manière de planifier efficacement vos journées. En effet, les inscrire dans votre agenda quotidien oblige à les garder à vue et augmente la motivation pour les atteindre.

Comment optimiser votre temps de travail

3.Regrouper les tâches similaires

Pensez à définir des plages de temps pendant lesquelles vous réaliserez le même type de tâche. Par exemple, réservez 2 ou 3 moments dans la journée consacrés au traitement de vos mails, à passer des appels téléphoniques, classer vos dossiers, mettre votre agenda à jour, etc.

Les notifications (mails, messages, réseaux sociaux, etc.) sont autant d’éléments parasites qui nuisent à votre productivité. Au cours de la journée, il est utile de savoir mettre tous ces "sons" sur off afin de mieux vous concentrer sur la tâche du moment, et ne pas vous disperser.

4.Attribuer des durées à ses tâches

Remplir efficacement votre agenda avec les tâches à réaliser implique d'attribuer une durée spécifique à chacune d'entre elles et s'y tenir dans la mesure du possible. Attention, cet exercice peut parfois s'avérer plus difficile qu’on ne le pense…

Autre astuce pour limiter les pertes de temps et d'énergie : ne pas sous-estimer, ni surestimer le temps qui doit être consacré à chaque élément de votre To-do List.
Et, tout aussi important : savoir gérer les interruptions et dire non quand c’est nécessaire !

5.Planifier les imprévus

Dans toute organisation l'imprévu, urgent ou non, peut surgir à tout moment et bousculer tout votre planning. Il est donc essentiel de réserver dans votre agenda des plages horaires pendant lesquelles vous serez pleinement disponible pour les collaborateurs qui en ont besoin, ou pour gérer une urgence sereinement.

Si toutefois une urgence surgit, il est primordial de savoir gérer vos émotions afin de ne pas vous laisser submerger et perdre vos moyens.

6.Connaître ses limites et déléguer

Vouloir tout gérer seul est une utopie pour un manager...
Pour gérer efficacement le temps de travail de votre équipe et atteindre les objectifs fixés, vous devez être capable de déléguer les bonnes tâches à la bonne personne et au bon moment!
De même, il n’hasitez pas à demander conseil ou sous-traiter un élément que vous ne maîtrisez pas parfaitement.

Comment planifier et organiser les activités de son équipe ?

Vous voulez progresser dans votre gestion du temps personnelle? C'est bien.
Mais une bonne organisation du temps de travail de votre équipe vous permettra de mettre en place un cadre serein pour un développement plus rapide de vos projets. C’est donc une étape essentielle que l’on peut décomposer en 3 phases :

  1. Recenser et analyser les compétences de chaque collaborateur.
    C’est en vous appuyant sur ces critères que vous pourrez définir le rôle de chaque membre de l’équipe.
  2. Fixer des objectifs précis et compréhensibles par tous.
    Chaque membre de l’équipe devra mémoriser ces objectifs et se les approprier. Il devra aussi prendre connaissance du rôle qu’il doit jouer dans la concrétisation de ces objectifs.
  3. Une fois ces étapes réalisées, vous pourrez vous concentrer sur l’organisation à proprement parler des activités de l’équipe, en appliquant les mêmes règles que celles de votre organisation personnelle que nous avons vus précédemment.

Améliorer la gestion du temps de travail de votre équipe

En résumé

La gestion du temps de travail est une tâche capitale au sein d’une entreprise.  Elle permet de maximiser la productivité des managers, tout comme celle des collaborateurs.
De plus, apprendre à bien gérer son temps joue un rôle important dans votre développement personnel. C’est une qualité que vous devrez cultiver pour atteindre le plus rapidement possible les objectifs que vous vous êtes fixés.

Toutefois, savoir bien s’organiser n’est pas une mince affaire. Vous voulez découvrir les meilleures techniques à votre disposition pour y arriver et vous exercer à les mettre en pratique ? 
Evolutis vous propose des méthodes directement applicables et des outils simples et personnalisés dans sa formation « Gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress ».
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