3 fondamentaux pour gérer efficacement votre temps en 2018

S’il est tentant et délicieux d'oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où chacun court après des délais de plus en plus serrés. Chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître dans l’art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle.

Préambule

La gestion du temps, c’est:Qu'est-ce que la gestion du temps?

  1. réaliser un ensemble de tâches
  2. dans des contraintes de temps
  3. pour atteindre un but.

Il existe de nombreux principes, techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelques outils et de s'y tenir. Le challenge est en effet de faire preuve de constance dans son organisation personnelle. Si vous voulez gagner un peu de temps chaque jour, voici 3 principes faciles à mémoriser et à appliquer.


1. Commencer par "avaler la grenouille"

Imaginez que vous deviez manger une grenouille vivante… Autant vous dire que cette perspective aurait de quoi vous gâcher toute votre journée, et surtout vous disperser pour vous inventer des mini-tâches qui combleront votre esprit tout en retardant l’échéance. Avec un peu de chance vous arriverez à différer l’échéance au lendemain…

Vous l’avez compris, nos grenouilles sont nos tâches les plus importantes, souvent celles qui nous « coûtent » mais qui ont aussi le plus d’impact sur notre efficacité. Manger sa grenouille dès le matin permet à la fois d’être plus efficace et de s’offrir une « deuxième journée » bien plus agréable dès que la tâche tant redoutée a été accomplie !
C’est un moyen de sortir du piège du « on verra plus tard », de l'engrenage de la procrastination.

La procrastination ? En fait tout le monde la connaît.
C'est l'art de repousser au lendemain ce que l'on aurait pu faire le jour même. C'est aussi l'art d'attendre la dernière minute pour agir. Aucune raison que les entrepreneurs y échappent. Repousser à plus tard certaines tâches ou arbitrages pour finalement être contraint de les gérer en urgence à la dernière minute, beaucoup de dirigeants ou travailleurs indépendants le vivent au quotidien. Il n’y a pas de miracle : cela aboutit le plus souvent à des dossiers bâclés et des décisions mal calibrées.

Question clé à vous poser :
Combien de bonnes raisons suis-je capable d’inventer en une journée pour éviter de faire les choses vraiment importantes ?

2. Faire très bien des choses inutiles...est-ce bien utile?

Chaque jour, la liste des tâches à faire semble s’allonger. Pour tenir bon, vous faites 10 choses à la fois. Les broutilles se mélangent aux priorités.
Mais le soir venu, seule une partie de ce qui était prévu est réalisée, et pas forcément la plus importante.
C’est une bonne façon de rappeler qu’il y a une grande différence entre activité et productivité.

Certaines personnes paraissent toujours extrêmement occupées mais finalement, accomplissent très peu. Une des raisons est qu’elles investissent trop de temps dans des choses qui ne sont pas directement en relation avec leur mission, leur objectif.

Commencez par identifier les tâches les plus importantes à accomplir en priorité. La chasse au temps gaspillé
Celles-ci, il s’agit bien de les faire, avec le plus grand soin. En revanche, pour ce qui est des tâches « accessoires », la chasse à l’excès de temps doit être sans pitié. Vos missions les plus importantes ne doivent pas être à la merci des tâches annexes.

En outre, le nombre de tâches réalisées n’a rien à voir avec la satisfaction que l’on peut ressentir à la fin d’une journée. Ce qui est important, c’est de produire des résultats significatifs, d’avancer de façon concrète sur les tâches les plus importantes.

Questions clés à vous poser :
Quelles sont mes tâches les plus importantes pour réussir?
Qu’est-ce que j’attends pour y consacrer plus d’énergie encore?
Quelles sont les tâches que je décide de ne plus faire (ou de faire différemment) ?

3. Quand je mange, je mange! Quand je dors, je dors!

De nos jours, on est capable de travailler sur un projet, lire ses e-mails, répondre au téléphone et consulter sa page Facebook en même temps. Bienvenue dans le monde moderne !
Beaucoup pensent être plus efficaces parce qu’ils sont capables de faire plusieurs choses en même temps. Malheureusement, ce n’est pas en étant «multi tâches» qu’on réalisera les choses avant les autres, et surtout pas mieux que les autres.

Les études le montrent : nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre. Les professeurs David L. Strayer et Jason M.Watson de l’université de l’Utah ont démontré que moins de 3% des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.

De plus, chaque fois que vous êtes interrompu par une personne, une pensée, une distraction ou un élément extérieur, vous perdez de la concentration. Pas seulement pendant l’interruption, mais également APRÈS celle-ci. En effet, pour les tâches de fond, on estime qu’il faut en moyenne 12 minutes pour retrouver l’état de concentration dans lequel on se trouvait avant l’interruption. A chaque interruption, l’efficacité de la tâche diminue et la durée totale de réalisation s’allonge.

Que ce soit la rédaction d’une proposition, une séance de prise de rendez-vous par téléphone, une préparation d’entretien, le secret de l’efficacité commerciale passe ainsi par le respect de « séquences homogènes ». Une séquence de travail homogène est une plage de temps où on ne fait qu’une chose et une seule. Mais on la fait à fond, avec toute la concentration nécessaire, du début à la fin. 

La solution?
Prévoyez des moments où vous fermez votre porte et où vous ne répondez pas au téléphone. Avertissez vos collègues et vos clients que vous avez besoin de concentration et que vous ne serez plus disponible entre telle et telle heure, mais que vous leur répondrez immédiatement après. 
Reprenez le dessus sur vos courriels. Pour éviter d'être distrait, désactivez les alertes vous indiquant l'arrivée d'un nouveau message. Prévoyez plutôt deux à quatre moments dans la journée pour les consulter.

Questions clés à vous poser :
Pourquoi accepter d’être sans arrêt dérangé? 
Serait-ce pour démontrer à quel point nous sommes importants, indispensables,  et sur sollicités ? 

Conclusion

Ce que vous voulez, ce que nous voulons tous, ce n’est sûrement pas de courir dans tous les sens, d’une urgence à l’autre, sans avoir un temps pour vous. Vous savez, ce sentiment d’être à la merci des événements. Mais plutôt de retrouver un contrôle sur les choses, en ayant du temps à consacrer à vos projets, à vous-même ou à vos proches. Parce qu’il ne s’agit pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi de donner du sens à ses actions quotidiennes et de réduire son stress au quotidien.

Votre temps est précieux, sachez le gérer efficacement.

Ces astuces vous ont permis de libérer un peu de place dans votre agenda ? Profitez-en pour nous rejoindre et découvrir un ensemble techniques simples et concrètes qui permettent de « Mieux gérer son temps et ses priorités pour lutter contre le stress ».


 

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